Xử lý hóa đơn đầu vào xuất sai thời điểm

Theo quy định khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải xuất hóa đơn để giao cho người mua, tuy nhiên xuất hóa đơn sai thời điểm cũng sẽ ảnh hưởng đến bên mua. Vậy, xử lý hóa đơn đầu vào xuất sai thời điểm như thế nào, kế toán cần lưu ý gì để kê khai đúng theo quy định của pháp luật.

1. Quy định về thời điểm xuất hóa đơn

Để việc mua bán hàng hóa được thực hiện thống nhất tiện cho việc quản lý và giao dịch Pháp luật đã quy định thời điểm xuất hóa đơn. Thời điểm lập hóa đơn hay thời điểm xuất hóa đơn được quy định cụ thể tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC.
Cụ thể như sau:

1.1 Thời điểm xuất hóa đơn đối với hoạt động bán hàng hóa

Thời điểm xuất hóa đơn khi bán hàng hóa được quy định như sau:
- Là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

Xử lý hóa đơn đầu vào xuất sai thời điểm.

1.2 Thời điểm xuất hóa đơn đối với hoạt động cung ứng dịch vụ

Thời điểm xuất hóa đơn khi cung cấp dịch vụ được quy định:

• Là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
• Trường hợp người cung cấp dịch vụ có thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời thời điểm lập hóa đơn được xác định là thời điểm thu tiền (trừ trường hợp thu tiền đặt cọc, tạm ứng để đảm bảo thực hiện hợp đồng cung cấp các dịch vụ như kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính, thuế, thẩm định giá, tư vấn giám sát, khảo sát, thiết kế kỹ thuật, lập dự án đầu tư xây dựng.

1.3 Thời điểm xuất hóa đơn đối với hàng gia nhiều lần và bàn giao theo từng hạng mục công đoạn dịch vụ

Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao theo từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thời điểm xuất hóa đơn được quy định:
- Là thời điểm mỗi lần bàn giao hoặc giao hàng đều phải lập hóa đơn cho từng khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng.

1.4 Thời điểm xuất hóa đơn đối với các trường hợp đặc biệt

Trong một số trường hợp đặc biệt, thời điểm xuất hóa đơn sẽ được quy định cụ thể. Nội dung này được hướng dẫn tại Khoản 4, Điều 9, Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Ví dụ:

• Thời điểm lập hóa đơn điện tử đối với trường hợp bán xăng dầu tại các cửa hàng bán lẻ cho khách hàng là thời điểm kết thúc việc bán xăng dầu theo từng lần bán.
• Thời điểm lập hóa đơn điện tử đối với hoạt động bán điện của các công ty phát điện được xác định căn cứ thời điểm về đối soát số liệu thanh toán giữa đơn vị vận hành hệ thống điện và thị trường điện, đơn vị phát điện và đơn vị mua điện theo quy định của Bộ Công Thương hoặc hợp đồng mua bán điện.
• Thời điểm lập hóa đơn đối với trường hợp cung cấp dịch vụ vận tải hàng không, dịch vụ bảo hiểm qua đại lý, là thời điểm hoàn thành việc đối soát dữ liệu giữa các bên nhưng chậm nhất không quá ngày 10 của tháng sau tháng phát sinh.

Như vậy, những hóa đơn không đáp ứng các quy định nêu trên sẽ bị coi là hóa đơn xuất sai thời điểm.

2. Xử lý hóa đơn đầu vào xuất sai thời điểm

Hóa đơn xuất sai thời điểm sẽ ảnh hưởng đến kết quả của việc khai thuế và khấu trừ thuế giá trị gia tăng. Xử lý hóa đơn đầu vào xuất sai thời điểm đảm bảo hạch toán theo đúng quy định của pháp luật, bảo vệ lợi ích cho doanh nghiệp.

Căn cứ Khoản 8 Điều 14 Thông tư số 219/2013/TT-BTC ngày 31/12/2013 của Bộ Tài chính hướng dẫn thi hành luật thuế GTGT quy định: “8. Thuế GTGT đầu vào phát sinh trong kỳ nào được kê khai, khấu trừ khi xác định số thuế phải nộp của kỳ đó, không phân biệt đã xuất dùng hay còn để trong kho. Trường hợp cơ sở kinh doanh phát hiện số thuế GTGT đầu vào khi kê khai, khấu trừ bị sai sót thì được kê khai, khấu trừ bổ sung trước khi cơ quan thuế, cơ quan có thẩm quyền công bố quyết định kiểm tra thuế, thanh tra tại trụ sở người nộp thuế.”

Tại Khoản 3 Điều 20 Thông tư số 219/2013/TT-BTC quy định về xử lý đối với hóa đơn đã lập:“3. Trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế, sau đó phát hiện sai sót thì người bán và người mua phải lập biên bản hoặc có thoả thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót, đồng thời người bán lập hóa đơn điều chỉnh sai sót. Hóa đơn ghi rõ điều chỉnh (tăng, giảm) số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng..., tiền thuế giá trị gia tăng cho hóa đơn số..., ký hiệu... Căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh, người bán và người mua kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào. Hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-). 

Bên cạnh đó theo Công văn 74116/CT-TTHT ngày 2/12/2016 của Cục Thuế TP. Hà Nội giải đáp chính sách thuế có nêu rõ trường hợp giải quyết khi hóa đơn xuất sai thời điểm: “Đối với bên mua hàng hóa dịch vụ, nếu việc mua hàng hóa, dịch vụ đúng thực tế, có đầy đủ hóa đơn, chứng từ và đáp ứng điều kiện quy định tại Khoản 8 Điều 14 Thông tư 219/2013/TT-BTC nêu trên thì được khấu trừ thuế GTGT đầu vào theo quy định”. Như vậy, hóa đơn đầu vào xuất sai thời điểm việc mua hàng hóa, dịch vụ đúng thực tế, có đầy đủ hóa đơn, chứng từ thì được khấu trừ thuế GTGT theo quy định. Kế toán thực hiện:

• Cùng với bên bán lập biên bản hoặc có thoả thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót;
• Căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh (người bán lập), kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào.
• Kê khai, khấu trừ bổ sung trước khi cơ quan thuế, cơ quan có thẩm quyền công bố quyết định kiểm tra thuế, thanh tra tại trụ sở người nộp thuế.

Kế toán cần lưu ý cách xử cần phối hợp với bên bán để việc lập hóa đơn điều chỉnh được thuận lợi và trùng khớp về thời gian.

3. Xuất hóa đơn sai thời điểm được đưa vào chi phí

Theo quy định tại Điều 4 Thông tư số 96/2015/TT-BTC ngày 22/6/2015 của Bộ Tài chính quy định các khoản chi được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) như sau:

“1. Trừ các khoản chi không được trừ nêu tại Khoản 2 Điều này, doanh nghiệp được trừ mọi khoản chi nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:

a) Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp

b) Khoản chi có đủ hoá đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật

c) Khoản chi nếu có hoá đơn mua hàng hoá, dịch vụ từng lần có giá từ từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt ".

Bên cạnh đó, tại Công văn 2731/TCT-CS ngày 20/6/2016 của Tổng cục thuế gửi Cục thuế Tỉnh Hà Nam liên quan đến chính sách thuế thu nhập doanh nghiệp xử lý vấn đề xuất hóa đơn sai thời điểm đã nêu rõ: "Căn cứ hướng dẫn nêu trên, trường hợp Công ty TNHH KMW Việt Nam mua nguyên vật liệu chính của nhà cung cấp trong tháng 1/2016 để phục vụ sản xuất kinh doanh nhưng nhà cung cấp không lập hóa đơn khi giao nguyên vật liệu trong tháng 01/2016 mà tập hóa đơn vào tháng 02/2016.

Công ty có các hồ sơ, tài liệu: báo giá, hợp đồng kinh tế và biên bản bàn giao trong tháng 1/2016 thì đề nghị Cục Thuế tỉnh Hà Nam kiểm tra thực tế việc mua bán hàng hóa của Công ty để có cơ sở hướng dẫn Công ty tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN đối với số hóa đơn nêu trên nếu đáp ứng các điều kiện theo quy định và phối hợp với cơ quan thuế quản lý nhà cung cấp để xử phạt vi phạm hành chính đối với hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm.”

Căn cứ theo nội dung Thông tư số 96/2015/TT-BTC và Công văn 2731/TCT-CS đối với các hóa đơn đầu vào xuất sai thời điểm bên mua sẽ được đưa vào chi phí khi tính thuế TNDN và kê khai khấu trừ thuế GTGT đầu vào. Ngoài ra, bên bán khi lập hóa đơn sai thời điểm sẽ có thể bị phạt hành chính, mức phạt  4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng.

Trường hợp xử lý hóa đơn đầu vào xuất sai thời điểm kế toán cần đặc biệt lưu ý để có thể xử lý đúng, kịp thời. Đối với hóa đơn đầu vào xuất sai thời điểm sẽ không ảnh hưởng nhiều khi xử lý tốt, tuy nhiên đối với hóa đơn đầu ra mức phạt hành chính có thể rất cao.

Ngoài ra, để được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử VNPT, vui lòng liên hệ: