Top 5 sai lầm phổ biến khi triển khai hóa đơn điện tử tại doanh nghiệp

Áp dụng hóa đơn điện tử không phải là thông tin mới đối với mỗi doanh nghiệp, đặc biệt là khi Bộ Tài Chính đã có quy định về việc bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử. Tuy nhiên, trong quá trình triển khai, vì nhiều lý do mà không ít doanh nghiệp phạm sai lầm dẫn đến gặp các rủi ro không mong muốn.

1.  Khi nào bắt buộc áp dụng hóa đơn điện tử?

Theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP ban hành ngày 12/09/2018, Chính phủ chia khối doanh nghiệp thành 4 nhóm đối tượng và lộ trình chia thành các giai đoạn chính như dưới đây:

1.1. Giai đoạn từ 01/11/2018

Trong thời gian này, các doanh nghiệp đẩy mạnh chuyển đổi sang hóa đơn điện tử, nội dung áp dụng với từng đối tượng như sau:

• Đối tượng 1: Những doanh nghiệp đang sử dụng hóa đơn điện tử thì sẽ tiếp tục dùng hóa đơn điện tử.
• Đối tượng 2: Những doanh nghiệp đang sử dụng hóa đơn giấy
  • Trường hợp chưa nhận được thông báo của cơ quan Thuế: Doanh nghiệp tiếp tục sử dụng hóa đơn giấy tự in, đặt mua cho đến hết ngày 30/10/2020.
  • Trường hợp nhận được thông báo của cơ quan Thuế: Doanh nghiệp căn cứ vào điều kiện cơ sở vật chất, hạ tầng để thực hiện chuyển đổi sang hóa đơn điện tử.
• Đối tượng 3: Doanh nghiệp mới được thành lập trong giai đoạn từ 01/11/2018 - 31/10/2020.
  • Trường hợp doanh nghiệp đủ cơ sở hạ tầng thì thực hiện áp dụng hóa đơn điện tử.
  • Trường hợp chưa đủ điều kiện về hạ tầng thì có thể sử dụng hóa đơn tự in hoặc mua của cơ quan Thuế và phải gửi mẫu Tờ khai dữ liệu hóa đơn (mẫu 03).
• Đối tượng 4: Tổ chức sự nghiệp công lập đang sử dụng Phiếu thu tiền thì tiếp tục sử dụng và chuyển sang dùng hóa đơn điện tử hoặc Phiếu thu tiền điện tử theo đúng lộ trình quy định của Bộ Tài Chính.

1.2. Giai đoạn từ 01/11/2020

Kể từ ngày 01/11/2020, bắt buộc tất cả các doanh nghiệp phải áp dụng hóa đơn điện tử. Quy định này áp dụng với tất cả các nhóm đối tượng doanh nghiệp đã kể ở trên.

Tuy đã có quy định về áp dụng hóa đơn điện tử nhưng trong quá trình triển khai, vì nhiều lý do khác nhau mà không ít doanh nghiệp gặp sai lầm dẫn tới những rủi ro không mong muốn. 

Top 5 sai lầm phổ biến khi triển khai hóa đơn điện tử tại doanh nghiệp

2. Top 5 sai lầm phổ biến khi triển khai hóa đơn điện tử

Việc sai sót có thể dẫn tới những hậu quả khó lường nên doanh nghiệp cần tìm hiểu kỹ để tránh mắc phải những sai lầm sau:

2.1. Không nắm rõ ràng và đầy đủ các quy định về hóa đơn điện tử

Lộ trình chuyển đổi sang hóa đơn điện tử luôn bám sát các văn bản Pháp luật của Chính phủ, doanh nghiệp cần cập nhật thường xuyên và nắm vững các quy định.

2.2. Cơ sở hạ tầng không đáp ứng được nhu cầu của doanh nghiệp

Cơ sở hạ tầng là toàn bộ những điều kiện vật chất để phục vụ cho triển khai của doanh nghiệp. Mỗi doanh nghiệp có một điều kiện hạ tầng hoàn toàn khác nhau. Khâu phân tích, đánh giá cơ sở hạ tầng là vô cùng quan trọng để cân đối với nhu cầu của doanh nghiệp. 

Trong quá trình triển khai, vì nhiều đơn vị đánh giá sai về quy mô của cơ sở hạ tầng và nhu cầu của doanh nghiệp dẫn tới những thất bại trong áp dụng hóa đơn điện tử:

• Phần mềm không đáp ứng đủ các nghiệp vụ mà doanh nghiệp cần sử dụng trong quy trình khởi tạo, chỉnh sửa, xuất và gửi hóa đơn điện tử.
• Doanh nghiệp không có đủ điều kiện hạ tầng để tiến hành chuyển đổi sang hóa đơn điện tử, bao gồm: điều kiện về mạng Internet, hệ thống máy móc, thiết bị điện tử, hệ thống trung tâm để lưu trữ lượng lớn cơ sở dữ liệu trong thời gian dài.
• Phần mềm không tương thích với các phần mềm sẵn có của doanh nghiệp: phần mềm bán hàng, phần mềm kế toán,... nên không thể tạo thành một hệ thống hoạt động ổn định, dữ liệu không được cập nhật, gây nhiều bất tiện cho doanh nghiệp.

2.3. Xem nhẹ vấn đề bảo mật và an toàn dữ liệu

Khi đưa toàn bộ dữ liệu lên hệ thống trực tuyến, vấn đề an toàn bảo mật dữ liệu là vô cùng quan trọng mà mọi doanh nghiệp cần hết sức lưu ý. Đặc biệt đây là những thông tin liên quan đến tình hình Tài chính - Kế toán của doanh nghiệp. Tuy nhiên, rất nhiều doanh nghiệp vẫn khá thờ ơ với vấn đề này.

Hậu quả của việc xem nhẹ vấn đề bảo mật dữ liệu rất khó lường, có thể gây tổn thất rất lớn cho doanh nghiệp:

• Bị đối thủ hoặc các đối tượng xấu xâm nhập và đánh cắp nhiều thông tin của doanh nghiệp, bao gồm: thông tin khách hàng, thông tin liên quan đến quá trình Tài chính - Kế toán nội bộ của doanh nghiệp. Đây là vấn đề rất đáng lo ngại, ảnh hưởng lớn đến toàn bộ doanh nghiệp.
• Không có biện pháp dự phòng, khắc phục và xử lý sự cố nên khi mất dữ liệu, không thể khôi phục lại dữ liệu hoặc nếu có khôi phục được cũng tốn kém rất nhiều chi phí và thời gian, ảnh hưởng nghiêm trọng đến hoạt động của công ty.
• Việc xem nhẹ bảo mật dẫn tới tình trạng hóa đơn không đảm bảo được sự minh bạch, dễ bị sửa dữ liệu hoặc hủy hóa đơn mà doanh nghiệp không thể kiểm soát.
• Tình trạng gian lận, khai khống hoặc làm giả hóa đơn cũng có thể xảy ra nếu hệ thống hóa đơn điện tử không bảo mật cao, ảnh hưởng đến uy tín của công ty.

Do vậy, an toàn bảo mật là vấn đề then chốt và ảnh hưởng trực tiếp đến doanh nghiệp. Việc xem thường bảo mật dữ liệu là sai lầm nghiêm trọng và dễ dẫn tới những hậu quả khó đo đếm được.

2.4. Chọn sai nhà cung cấp hóa đơn điện tử

Việc lựa chọn nhà cung cấp hóa đơn điện tử được xem như nền tảng quyết định đến chất lượng toàn bộ quy trình kế toán của doanh nghiệp sau này. Tuy nhiên vì một số doanh nghiệp không tìm hiểu kỹ, dẫn đến những sai lầm trong khâu lựa chọn đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử.

• Lựa chọn nhà cung cấp năng lực không cao
• Phần mềm hóa đơn điện tử chất lượng không tốt
• Chất lượng dịch vụ hỗ trợ kém

2.5. Lựa chọn nhà cung cấp hóa đơn điện tử có giá rẻ nhất

“Chất lượng tương xứng với giá thành”, vì vậy doanh nghiệp cần lựa chọn kỹ càng. Việc lựa chọn nhà cung cấp với giá rẻ nhất có thể sẽ tiết kiệm được chi phí ban đầu. Tuy nhiên, nếu xét về lâu dài rất có thể sẽ phát sinh các vấn đề sau:

• Phần mềm không hoạt động ổn định, hay trục trặc hoặc gặp các vấn đề rủi ro về dữ liệu.
• Phát sinh nhiều khoản phí khác sau khi triển khai, tính về lợi ích lâu dài thì doanh nghiệp bị thiệt hại nhiều hơn là được lợi.
• Nhà cung cấp giá rẻ nhất thường dễ xảy ra trường hợp kém uy tín, không đảm bảo xử lý được các vấn đề phát sinh khi sử dụng, ảnh hưởng đến hoạt động chung của doanh nghiệp.
• Nhà cung cấp kém uy tín sẽ không có cam kết bồi thường khi xảy ra rủi ro, dẫn đến doanh nghiệp bị thiệt hại nặng nề về mọi mặt khi xảy ra sự cố.

Để được tư vấn hóa đơn điện tử B-invoice miễn phí, chi tiết cụ thể, Quý Khách có thể liên hệ

BAN KHÁCH HÀNG TỔ CHỨC VÀ DOANH NGHIỆP

Địa chỉ: 91 Trung Kính - Trung Hòa - Cầu Giấy - Hà Nội

Chi nhánh HCM: 205B Hoàng Hoa Thám - P6 - Quận Bình Thạnh - TP. HCM

Hotline: 0968154233 - Email: habt@bluesea.vn