Tầm Quan Trọng Của Bảo Mật Hóa Đơn Điện Tử

Bảo mật hóa đơn điện tử luôn là vấn đề hàng đầu của mỗi doanh nghiệp trong thời đại Internet phát triển nhanh chóng như hiện nay. Hóa đơn điện tử ra đời đã khắc phục được một số nhược điểm của hóa đơn giấy về lưu trữ và tìm kiếm, đối chiếu khi cần thiết. Tuy nhiên, vấn đề bảo mật hoá đơn điện tử vẫn khiến nhiều người dùng lo ngại. 

Những rủi ro về Bảo mật Hóa đơn điện tử phổ biến 

Nói bảo mật Hóa đơn điện tử là vấn đề cần đặt lên hàng đầu của mỗi doanh nghiệp. Bởi nếu dữ liệu hóa đơn bị rò rỉ hoặc bị tấn công bởi Hacker. Doanh nghiệp sẽ phải đối mặt với việc làm thất thoát dữ liệu, làm lộ thông tin khách hàng. 

Đây đều là những vấn đề hết sức nhạy cảm, có thể làm ảnh hưởng đến uy tín và sự phát triển của doanh nghiệp đó. 

Tại sao doanh nghiệp quan tâm tới an toàn, bảo mật thông tin? 

Những mối nguy hại từ môi trường Internet 

Sự phát triển công nghệ thông tin cùng sự bùng nổ dữ liệu luôn đi kèm với nhiều mối đe dọa. Nếu doanh nghiệp không có các biện pháp bảo mật thông tin dữ liệu và xây dựng cơ sở hạ tầng an ninh mạnh mẽ thì nguy cơ rò rỉ dữ liệu, bị tấn công mạng là điều rất dễ xảy ra. Chính vì lẽ đó, các doanh nghiệp hiện nay cần đặt vấn đề bảo mật thông tin, dữ liệu lên hàng đầu. 

Doanh nghiệp có thể bị mất dữ liệu nếu không bảo mật thông tin

Tuy nhiên, rất hiếm doanh nghiệp nào đủ khả năng tài chính chi trả cho việc tạo ra một phần mềm hóa đơn điện tử cho riêng mình. Thay vào đó, các doanh nghiệp đang có xu hướng tìm các đơn vị cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử phù hợp với nhu cầu của họ. Điều này giúp các doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí, bắt kịp thị trường và có lợi thế cạnh tranh so với đối thủ. 

Cần đặc biệt quan tâm đến việc lựa chọn Phần mềm Hóa đơn Điện tử 

Khi sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử do đơn vị ngoài cung cấp, toàn bộ dữ liệu hóa đơn của Doanh nghiệp được lưu trữ trên hệ thống trực tuyến của nhà cung cấp đó tới 10 năm theo quy định của Luật Kế toán. Không ít doanh nghiệp tỏ ra thiếu tin tưởng và lo ngại rủi ro mất dữ liệu có thể xảy đến nếu cơ sở hạ tầng công nghệ của nhà cung cấp yếu kém. 

Ngoài ra, khả năng tích hợp với nhiều hệ thống kế toán của phần mềm Hóa đơn điện tử tuy đem đến sự tiện lợi cho người sử dụng nhưng cũng đặt ra những lo ngại nhất định về độ chính xác của dữ liệu và sự cố rò rỉ thông tin. Do đó, doanh nghiệp cần lưu tâm đến vấn đề đồng nhất thông tin khi tích hợp đồng thời chọn nhà cung cấp có các giải pháp đồng bộ an toàn. 

Như vậy, những lo ngại của doanh nghiệp về vấn đề bảo mật khi sử dụng hóa đơn điện tử là có cơ sở. Doanh nghiệp nên ưu tiên lựa chọn đơn vị cam kết đảm bảo công nghệ sử dụng cho phần mềm là tuyệt đối an toàn và bảo mật. Tuy nhiên, không phải đơn vị nào cũng làm được điều này 

Mất hóa đơn, lộ thông tin khách hàng Doanh nghiệp bị phạt nặng như thế nào? 

Điều 7, 9, 11 và 12 Thông tư 10/2014/TT-BTC được sửa đổi, bổ sung theo Thông tư 176/2016/TT-BTC có quy định về mức xử phạt mất hóa đơn như sau: 

Mất Hóa đơn điện tử đầu ra đã phát hành 

• Doanh nghiệp làm mất Hóa đơn điện tử đầu ra đã phát hành bị phạt cảnh cáo nếu làm mất các liên hóa đơn đã lập sai và đã xóa bỏ.
• Doanh nghiệp làm mất hóa đơn đã phát hành nhưng chưa lập hoặc hóa đơn đã lập (liên giao cho khách hàng) nhưng khách hàng chưa nhận được hóa đơn khi hóa đơn chưa đến thời hạn lưu trữ hoặc hóa đơn đã lạp theo bảng kê bán lẻ hàng hóa, dịch vụ: Phạt tiền từ 4.000.000 – 8.000.000 đồng. 

Mất Hóa đơn điện tử đầu vào

Doanh nghiệp làm mất hóa đơn đã lập (để giao khách hàng) để hạch toán kế toán, kê khai thuế và thanh toán vốn ngân sách: Phạt tiền từ 4.000.000 – 8.000.000 đồng. 

Các mức phạt nếu để lộ thông tin dữ liệu: 

• Doanh nghiệp nếu để lộ thông tin dữ liệu khách hàng có thể bị xử phạt từ 5.000.000đ – 10.000.000đ.  
• Trường hợp không thông báo công khai phương thức hoạt động, chất lượng dịch vụ trên Website giới thiệu dịch vụ: phạt 2.000.000đ – 4.000.000đ.
• Phạt 4.000.000đ – 8.000.000đ đối với những trường hợp: Vi phạm quy định về lưu kết quả của các lần nhận, chuyển hóa đơn điện tử và không đảm bảo điều kiện cung cấp dịch vụ nhận truyền hóa đơn điện tử, dữ liệu hóa đơn điện tử giữa người mua dịch vụ với cơ quan thuế.
• Phạt 5.000.000đ – 10.000.000đ nếu đơn vị cấp làm lộ thông tin về hóa đơn điện tử của khách hàng.
• Phạt 6.000.000đ – 12.000.000đ nếu đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn không đảm bảo nguyên tắc sinh số tự động liên tục khi lập hóa đơn điện tử.
• Đình chỉ hoạt động từ 01 – 03 tháng đối với đơn vị cung cấp phần mềm nếu chậm chuyển hoặc không chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử của bên mua đến cơ quan thuế. 

Giải pháp Bảo mật Hóa đơn điện tử 

Một số giải pháp Bảo mật Hóa đơn điện tử an toàn cho doanh nghiệp, bao gồm: 

Nâng cao trách nhiệm của Chủ Doanh nghiệp 

Muốn vấn đề bảo mật được thực hiện đúng quy trình và chuyên nghiệp, trước tiên các Chủ doanh nghiệp phải là người có trách nhiệm và tiên phong. Người chủ doanh nghiệp đóng vai trò rất quan trọng bởi họ là người quyết định lựa chọn giải pháp bảo mật nào, bảo mật đến đâu, chi phí bỏ ra cho những giải pháp bảo mật đó đồng thời đưa ra những chính sách nguyên tắc bảo mật dành cho nhân viên.

Lựa chọn Phần mềm Hóa đơn Điện tử an toàn

Lựa chọn được phần mềm Hóa đơn Điện tử an toàn quả thật không hề đơn giản. Phần mềm đủ an toàn phải đáp ứng được các tiêu chí sau:

• Có hệ thống sao lưu dữ liệu trực tuyến đủ lớn, đảm bảo lưu trữ được lượng hóa đơn lớn lên đến 10 năm.
• Công nghệ bảo mật tối ưu, đạt các tiêu chuẩn về bảo mật thông tin, có chứng chỉ do cơ quan có uy tín cấp.
• Có biện pháp dự phòng giúp  khôi phục dữ liệu và khắc phục sự cố.
• Đơn vị có kinh nghiệm cung cấp giải pháp công nghệ thông tin. 

Khách hàng có nhu cầu được hỗ trợ về quy định hóa đơn điện tử hoặc dùng thử MIỄN PHÍ phần mềm hóa đơn điện tử B-INVOICE của BLUESEA vui lòng liên hệ

CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ VÀ TRUYỀN THÔNG BIỂN XANH

Địa chỉ: 91 Trung Kính - Trung Hòa - Cầu Giấy - Hà Nội

Chi nhánh HCM: 205B Hoàng Hoa Thám - P6 - Quận Bình Thạnh - TP. HCM

Hotline: 0902211505 - Email: huyenvt@bluesea.vn