Tại sao nên sử dụng hóa đơn điện tử

Tính từ thời điểm thí điểm triển khai áp dụng cho tới nay, đã có rất nhiều các doanh nghiệp đăng ký chuyển đổi phương thức sử dụng hoá đơn từ hoá đơn giấy đặt in sang hoá đơn điện tử. Vậy những lý do nào thuyết phục các doanh nghiệp, đơn vị quyết định chuyển đổi sang hình thức sử dụng hoá đơn mới này?

Hóa đơn điện tử ngày càng được các doanh nghiệp sử dụng

Hình thức hoá đơn giấy đặt in không còn phù hợp

Trước đây, hoá đơn giấy đặt in là hình thức hoá đơn chính được áp dụng tại hầu hết các doanh nghiệp đã đăng ký kinh doanh. Theo thời gian, cùng với sự phát triển như vũ bão của nền kinh tế thị trường cũng như những yêu cầu về sự nhanh chóng, bảo mật, đơn giản đã khiến cho hoá đơn giấy dần trở nên không còn phù hợp nữa. Với những doanh nghiệp vẫn áp dụng hình thức này thì những hạn chế dễ dàng nhìn thấy nhất có thể kể đến bao gồm tốn kém nhiều thời gian đăng ký thực hiện, bất cập trong công tác quản lý, lưu trữ, vận chuyển…

Hoá đơn điện tử mang lại nhiều lợi ích

Chính vì những bất cập, hạn chế của hoá đơn giấy đặt in khiến chúng không còn phù hợp với yêu cầu phát triển ngày càng cao của các hoạt động giao dịch nữa, do vậy các doanh nghiệp đã dần chuyển đổi sang những hình thức hoá phù hợp hơn. Trong những hình thức mới đó thì việc sử dụng hoá đơn điện tử, đặc biệt là hoá đơn điện tử có mã xác thực nổi lên như một giải pháp hoá đơn đột phá cho các giao dịch thương mại hiện nay. Những lợi ích của hoá đơn điện tử được nhắc đến bao gồm:

• Giảm tối đa chi phí in ấn hoá đơn Số tiền tiết kiệm khi sử dụng hoá đơn điện tử được tính nhờ việc cắt bỏ các chi phí liên quan tới làm thủ tục đăng ký, nhân sự thực hiện cũng như chi phí đặt in hoá đơn theo quyển. Ngoài ra, những chi phí khác dành cho việc lưu trữ, vận chuyển hoá đơn cũng giảm theo một cách đáng kể. Theo các chuyên gia tài chính, nếu chuyển sang sử dụng hoá đơn điện tử, doanh nghiệp có thể tiết kiệm tới 90% chi phí so với khi sử dụng hoá đơn đặt in.

• Tính bảo mật cao, không lo làm giả Hoá đơn điện tử được quản lý và bảo mật trên hệ thống phần mềm điện tử, do đó nó rất khó để có thể làm giả. Đặc biệt, với hình thức hoá đơn điện tử có sử dụng mã xác thực của Tổng cục thuế, doanh nghiệp cũng như người mua sẽ hoàn toàn yên tâm bởi nó không thể làm giả cũng như độ bảo mật gần như tuyệt đối.

• Doanh nghiệp không phải lập báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn hàng Khi sử dụng hóa đơn điện tử, đặc biệt là hoá đơn điện tử xác thực, doanh nghiệp không cần phải lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn bởi tất cả thông tin hóa đơn đã được gửi lên và lưu trữ trên Tổng cục Thuế khi xác thực. Nhờ vậy, doanh nghiệp sẽ không phải đầu tư nguồn nhân lực cho công việc kế toán thuế, nhân lực giải quyết các công việc báo cáo, thực hiện các thủ tục hành chính liên quan tới hóa đơn, thuế.

Qua những phân tích trên có thể thấy, việc chuyển đổi từ hoá đơn giấy đặt in sang hoá đơn điện tử là một điều tất yếu. Do vậy, các doanh nghiệp hiện đang sử dụng hoá đơn giấy đặt in nên nghiên cứu, xem xét và tiến hành chuyển đổi sang hình thức hoá đơn mới này càng sớm càng tốt để có thể có được những lợi ích tối đa cũng như nhận được sự hỗ trợ kịp thời từ cơ quan thuế trong thời gian này.