Tại sao làn sóng chuyển đổi số giấy tờ chưa phổ biến tại Việt Nam

Chuyển đổi số giấy tờ đã và đang trở thành làn sóng mạnh mẽ đối với các doanh nghiệp trên thế giới. Tuy nhiên tại Việt Nam làn sóng số hóa giấy tờ, biểu mẫu giấy vẫn chưa thật sự được quan tâm.

Theo khảo sát của Mckinsey, chỉ 60% công việc được hoàn thành trong ngày, 40% thời gian còn lại nhân viên dùng để khởi tạo – đề xuất – xử lý các đơn từ, giấy tờ. Theo nghiên cứu của Adobe, doanh nghiệp mất khoảng 61% chi phí biểu mẫu mỗi năm. Điều đó khiến các nhà quản lý luôn đau đáu vấn đề “làm sao để cắt giảm chi phí giấy hàng năm và gia tăng hiệu suất công việc”. Tuy nhiên làn sóng chuyển đổi số giấy tờ tại Việt Nam chưa diễn ra mạnh mẽ. Nguyên nhân do đâu?

Nguyên nhân chuyển đổi số giấy tờ chưa phổ biến tại Việt Nam

1. Lối mòn tư duy

Theo khảo sát từ Scoro, 99% nhân viên được khảo sát đều không muốn làm việc với giấy tờ quá nhiều bởi họ phải tạo lập và chờ đề xuất – xét duyệt. Họ cảm thấy quy trình làm việc như vậy quá rườm rà và mất thời gian.

Tuy nhiên, các nhà quản lý vẫn có lối tư duy cũ chưa thật sự “chào đón” người bạn công nghệ vào mô hình làm việc của mình. Tại một khảo sát với các doanh nghiệp Việt Nam, nhiều nhà quản lý cho rằng: họ đã quen với mô hình làm việc hành chính, biểu mẫu giấy, hợp đồng giấy, hóa đơn giấy nên chưa có ý định thay đổi cho đến khi có quy định của chính phủ. Trong khi đó, bộ phận nhân viên đang trông chờ sự thay đổi “số hóa giấy tờ – số hóa văn phòng” từ lãnh đạo về một mô hình làm việc mới.

Chính những tư duy lối mòn từ nhà quản lý đã khiến quá trình chuyển đổi số giấy tờ tại Việt Nam diễn ra chậm hơn so với các nước trên thế giới.

2. Ngần ngại về trong bài toán chi phí

Các doanh nghiệp cho rằng, chi phí chuyển đổi số như chuyển đổi từ dữ liệu giấy sang dữ liệu điện tử, áp dụng thiết bị hiện đại, máy móc thông minh,… rất cao. Trong khi đó chi phí giấy, chi phí làm việc thủ công vẫn rẻ hơn rất nhiều.

Tuy nhiên nếu các doanh nghiệp Việt Nam vẫn tiếp tục chần chừ, ngần ngại về chi phí số hóa thì có thể doanh nghiệp đã lãng phí một khoản rất lớn chi phí giấy, chi phí thời gian làm việc thủ công của nhân viên. Đối với bài toán chi phí này, các doanh nghiệp không nên nhìn vào những khoản chi trước mắt mà cần hướng đến lợi ích lâu dài sau khi áp dụng.

3. Ngại thay đổi vì không nhận thấy quy trình làm việc cũ đang có vấn đề

Thật dễ dàng để các doanh nghiệp lớn nhận ra sự “bất bình thường” trong mô hình làm việc cũ tại văn phòng của mình. Tuy nhiên, hiện nay 80% doanh nghiệp Việt thuộc doanh nghiệp có quy mô kinh doanh vừa và nhỏ. Với nguồn lực tài chính eo hẹp, các doanh nghiệp dốc hết tiềm lực của mình để tập trung vào tìm kiếm khách hàng và tìm kiếm nguồn đầu tư mà không nhận thấy những hạn chế đang tồn đọng trong mô hình làm việc thủ công.

Việc tập trung tìm kiếm khách hàng để tăng doanh số duy trì được tổ chức là không sai. Tuy nhiên, trong cuộc đua cạnh tranh này, vạch đích “chuyển đổi số” sẽ không chờ đợi bất cứ ai. Nếu các doanh nghiệp tiếp tục trì hoãn số hóa giấy tờ – số hóa văn phòng thì có lẽ chỉ sau vài tháng nữa vị trí doanh nghiệp trên thị trường đã có sự xê dịch rất lớn.

4. Làn sóng chuyển đổi số chưa thật sự dữ dội tại Việt Nam

“Chuyển đổi số” là cụm từ đang được các doanh nghiệp Việt Nam quan tâm nhất hiện nay. Tuy nhiên, chuyển đổi số được thực hiện như thế nào, bắt đầu từ đâu thì hầu như các doanh nghiệp chưa biết. Về cơ bản các doanh nghiệp Việt Nam vẫn đang ở giai đoạn tìm hiểu. Do đó, chuyển đổi số giấy tờ vẫn còn chưa được đẩy mạnh tại Việt Nam.

Tuy nhiên, Chính phủ những năm gần đây đã có những động thái về việc số hóa giấy tờ tại các cơ quan hành chính như bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử, khuyến khích sử dụng phần mềm công nghệ.

Doanh nghiệp Việt bỏ lỡ những cơ hội gì khi chưa số hóa giấy tờ

Thứ nhất, giảm chi phí văn phòng. Chuyển đổi số giấy tờ có thể giúp doanh nghiệp loại bỏ chi phí giấy, chi phí in ấn, chi phí thời gian nhân viên tạo lập – chỉnh sửa – chuyển phát, chi phí lưu trữ tài liệu như chi phí không gian, chi phí quản lý.

Thứ hai, giảm tắc nghẽn trong quá trình làm việc.

Quy trình thẩm định, phê duyệt – đề xuất, chuyển phát có thể tiêu tốn hết ⅓ thời gian làm việc của nhân viên trong ngày. 

Thực tế đã chứng minh, thời gian đó có thể làm gián đoạn, chậm tiến độ công việc của cả phòng ban. Chuyển đổi số giấy tờ có thể hanh thông sự tắc nghẽn đó bằng các khai thác tối đa ⅓ thời gian phải giải quyết các công việc hành chính và tập trung 100% thời gian giải quyết các công việc chuyên môn.

Thứ ba, loại bỏ văn hóa “đổ lỗi” của nhân viên

Biểu mẫu giấy được tạo lập gửi cho khách hàng có thể bị mất bất cứ khi nào. Khi phát sinh sai sót sẽ rất khó để quy kết trách nhiệm của ai. Khi đó sẽ nảy sinh ra tình trạng bộ phận này đổ lỗi cho bộ phận kia. Tuy nhiên khi số hóa thông tin và làm việc trên phần mềm, mỗi công việc, giấy tờ sẽ có một cá nhân phụ trách và chịu trách nhiệm khi xảy ra lỗi.

Thứ tư, Quy trình làm việc nhất quán

Quy trình làm việc bằng giấy tờ khiến doanh nghiệp không có được quy trình chung thống nhất gặp vô vàn bất lợi:

• Khi cần nhân viên không biết được giấy tờ, công văn, dữ liệu đang ở đâu, đã giải quyết đến đâu và ai phụ trách chính, ai phụ trách phụ
• Nhân viên mới vào tốn thời gian đào tạo do sử dụng tài liệu giấy
• Công văn, biểu mẫu, giấy tờ qua nhiều lần in, sửa không giữ được như bản gốc; người phụ trách mỗi giai đoạn mất thêm thời gian rà soát, kiểm tra
• Thất lạc giấy tờ khiến quy trình bị đứt gãy không đánh giá được hiệu quả thực hiện

Bên cạnh đó, mỗi lần sếp đi công tác xa, nhân viên loay hoay không biết phải đề xuất – xin ký duyệt như thế nào, nhận chỉ đạo qua điện thoại, zalo dễ gây ra sai sót.

Theo báo cáo của Mckinsey, đội ngũ nhân sự có thể thực hiện công việc nhất quán và dễ dàng hơn 51% khi chuyển đổi số giấy tờ. Mọi hoạt động tạo lập, đề xuất – xét duyệt đơn từ, được thao tác trên phần mềm. Mọi người đều có thể xem, nhận xét và phê duyệt trên phần mềm. 

Đơn cử như hoạt động lập – xuất hóa đơn của bộ phận kế toán. Nếu trước kia, kế toán phải viết hóa đơn giấy, xin chữ ký, chuyển phát bưu điện cho khách hàng thì ngay này kế toán có thể tạo lập hóa đơn trên phần mềm, ký số và gửi online cho khách hàng qua gmail hoặc phần mềm kế toán của khách hàng.

Tham khảo ngay phần mềm hóa đơn điện tử B-Invoice – giải pháp lập – xuất – quản lý hóa đơn trên nền tảng số.