Những sai lầm phổ biến trước khi sử dụng hóa đơn điện tử

Những sai lầm phổ biến khi sử dụng hóa đơn điện tử đã khiến việc sử dụng hóa đơn của doanh nghiệp không mang lại hiệu quả như mong đợi.

Sử dụng hóa đơn điện tử mang đến rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Không chỉ đảm bảo an toàn, bảo mật, nhanh chóng, việc sử dụng hóa đơn điện tử sớm có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm đến 90% chi phí và thời gian.

Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp đã mắc phải những sai lầm phổ biến. Điều này làm cho việc chuyển đổi sử dụng hóa đơn điện tử không đạt hiệu quả cao như mong đợi. Dưới đây là 6 sai lầm phổ biến mà doanh nghiệp cần tránh khi bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử.

1. Hóa đơn giấy rẻ hơn hóa đơn điện tử

Nhiều người đã so sánh chi phí hóa đơn điện tử với chi phí in ấn hóa đơn giấy. Sau đó kết luận hóa đơn giấy rẻ hơn. Tuy nhiên, sự so sánh này là không chính xác. Thực tế cho thấy chi phí sử dụng hóa đơn giấy không chỉ là chi phí in ấn.

Nó còn bao gồm thêm nhiều loại chi phí khác như: chi phí vận chuyển, chi phí lưu trữ và bảo quản,… Ngoài ra trong trường hợp mất hoặc hỏng hóa đơn thì doanh nghiệp sẽ phải chi trả chi phí rất lớn.

Nhiều doanh nghiệp vẫn hiểu sai về hóa đơn điện tử

2. Hóa đơn giấy dễ lưu trữ hơn hóa đơn điện tử

Nhiều doanh nghiệp cảm thấy yên tâm hơn khi được cầm tận tay và bảo quản hóa đơn trong kho lưu trữ công ty. Tuy nhiên, việc lưu trữ truyền thống tồn tại rất nhiều rủi ro:

Nguy thất lạc, cháy, rách, hỏng hóa đơn cao
Việc lưu trữ tốn diện tích
Tra cứu và sắp xếp hóa đơn mất nhiều thời gian
Tốn nhiều nhân lực cho việc quản lý hóa đơn
Khó nắm bắt tình trạng lưu trữ và bảo quản hóa đơn

Trong khi đó, việc lưu trữ hóa đơn điện tử được thực hiện hoàn toàn tự động. Doanh nghiệp dễ dàng truy cập và theo dõi và tra cứu. Với hệ thống bảo mật 2 lớp cùng việc backup dữ liệu thường xuyên đảm bảo an toàn tuyệt đối cho hóa đơn.

3. Hóa đơn giấy bảo mật hơn hóa đơn điện tử

Việc cất giữ hóa đơn giấy không an toàn như doanh nghiệp nghĩ. Trên thực tế tình trạng lộ thông tin hóa đơn giấy, hóa đơn bị làm giả vẫn thường xuyên xảy ra. Chưa kể đến nguy cơ thất lạc và hư hỏng hóa đơn. Điều này có thể gây ra thiệt hại về kinh tế đối với doanh nghiệp.

Khi sử dụng hóa đơn điện tử, hóa đơn sẽ được lưu trữ với độ bảo mật cao. Thời gian lưu trữ hóa đơn kéo dài đến 10 năm, doanh nghiệp có thể yên tâm khi sử dụng.

4. Đợi hết hóa đơn giấy mới đăng ký hóa đơn điện tử

Thông tư 68/2019/TT-BTC được Bộ Tài chính ban hành có quy định về việc hóa đơn sẽ hết hiệu lực kể từ ngày 1/11/2020. Tuy nhiên, do còn hóa đơn giấy đã đặt in hoặc cho rằng hóa đơn giấy rẻ hơn nên nhiều doanh nghiệp vẫn trì hoãn việc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử. Điều này gây ra nhiều rắc rối cho doanh nghiệp.

Đầu tiên là những quy định về hóa đơn điện tử không hoàn toàn giống với hóa đơn giấy, nên bộ phận kế toán sẽ gặp khó khăn. Nếu không kịp thời làm quen, công việc liên quan đến kế toán có thể chậm tiến độ. Nguy hiểm hơn, những sai sót trong kế toán có thể gây ảnh hưởng đến doanh nghiệp.

Nhiều doanh nghiệp để đến sát ngày áp dụng bắt buộc mới đăng ký hóa đơn điện tử. Điều này có thể mang đến nhiều vấn đề như:

Không có kịp hóa đơn điện tử để sử dụng
Tiến độ công việc bị chậm
Bị phạt do sai phạm quy định

5. Lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử chỉ quan tâm giá rẻ

Khi lựa chọn đơn vị cung cấp hóa đơn, nhiều đơn vị chỉ quan tâm đến giá rẻ. Việc lựa chọn hóa đơn giá rẻ có thể mang đến nhiều rủi ro:

Phát sinh thêm nhiều chi phí

Các dịch vụ hóa đơn điện tử giá rẻ thường kèm thêm nhiều chi phí phát sinh: phí tích hợp, phí thiết kế mẫu, phí cài đặt trên nhiều máy tính,… Nếu cộng thêm các khoản này thì chi phí hóa đơn sẽ tăng thêm rất nhiều.

Khả năng bảo mật kém

Hóa đơn giá rẻ không đáp ứng được yêu cầu bảo mật. Điều này gây ra những hậu quả nghiêm trọng khi bị lộ thông tin hóa đơn.

Thiếu sự hỗ trợ kịp thời

Trong quá trình sử dụng, doanh nghiệp cần có sự hỗ trợ từ những chuyên gia giàu kinh nghiệm. Những đơn vị giá rẻ sẽ không đáp ứng được điều này.

Để lựa chọn một đơn vị cung cấp hóa đơn uy tín thì doanh nghiệp cần xem xét nhiều yếu tố như uy tín và kinh nghiệm triển khai của nhà cung cấp, tiêu chuẩn bảo mật, chất lượng dịch vụ hỗ trợ,…

6. Xem nhẹ vấn đề lưu trữ hóa đơn

Việc thất lạc, mất mất hóa đơn diễn ra thường xuyên và gây nên hậu quả nghiêm trọng cho các doanh nghiệp. Nhưng thực tế, nhiều doanh nghiệp vẫn coi nhẹ vấn đề lưu trữ. Việc lựa chọn một đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử uy tín chính là cách giải quyết tốt nhất cho vấn đề này.

Một phần mềm hóa đơn điện tử uy tín có thể hạn chế đến 99% tình trạng mất mát, bị làm giả hóa đơn. Với thời gian lưu trữ đến 10 năm, doanh nghiệp hoàn toàn yên tâm khi sử dụng.

Để phát huy hết tối đa hiệu quả của hóa đơn điện tử thì doanh nghiệp cần tránh những quan niệm sai lầm này. Khi lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử, hãy lựa chọn những đơn vị uy tín, đảm bảo các yêu cầu như: