Những khó khăn của Kế toán khi quản lý hóa đơn đầu vào bằng excel

Hàng ngày kế toán phải làm việc với hàng ngàn công việc liên quan đến chứng từ, sổ sách, báo cáo, đề xuất, tờ trình,…Tuy nhiên những công việc đó kế toán đề phải quản lý thủ công thông qua việc ghi chép bằng sổ sách hay bảng tính excel. Đặc biệt đối với hóa đơn đầu vào, việc lưu trữ yêu cầu trong thời gian 10 đến 15 năm do đó việc quản lý hóa đơn đầu vào bằng excel mang lại vô vàn cản trở đối với kế toán.

Kế toán gặp khó khăn như thế nào khi quản lý hóa đơn đầu vào bằng Excel

Trong quá trình làm việc, quản lý hóa đơn và lập báo cáo tài chính, báo cáo tuần/tháng nội bộ kế toán đã gặp những khó khăn như thế nào khi sử dụng excel để quản lý hóa đơn:

Thiet-ke-khong-ten

Những khó khăn của Kế toán khi quản lý hóa đơn đầu vào bằng excel

1. Lập nhiều Sheet cho các tháng dẫn đến khó quản lý

Bạn hãy thử tưởng tượng doanh nghiệp sản xuất mỗi tháng có hàng trăm đơn hàng nhập nguyên vật liệu, mua sắm máy móc thiết bị,…Kế toán hàng tháng phải quản lý hàng trăm nội dung hạch toán cùng các hóa đơn, chứng từ đính kèm trên file excel. Điều đó dẫn đến tình trạng khó quản lý bởi số lượng các sheet hóa đơn đầu vào ngày một tăng. Đặc biệt đối với nhân sự mới sẽ rất khó khăn trong việc quản lý dữ liệu để bảo vệ quyền lợi về thuế cho doanh nghiệp.

2. Khó khăn và mất nhiều thời gian trong việc tra cứu, tìm kiếm hóa đơn

Do qua từng tháng, từng quý, từng năm số lượng dữ liệu trong bảng tính ngày càng tăng lên điều đó khiến kế toán rất khó khăn trong việc tra cứu, tìm kiếm thông tin hóa đơn ở thời điểm trước. Ví dụ, khi kế toán kê khai thuế và phát hiện hóa đơn số 503 của hai tháng trước bị sai, có thể kế toán sẽ mất khá nhiều thời gian để tìm lại dữ liệu và hóa đơn gốc đó.

3. Quản lý nhiều mối: Excel, kho lưu trữ hóa đơn giấy

Khi phát sinh hoạt động mua hàng, kế toán sau khi nhận hóa đơn từ bên bán sẽ tiến hành hạch toán trên excel để theo dõi. Tuy nhiên việc hạch toán trên excel mang tính quản lý và thống kê còn thực tế kế toán vẫn phải lưu lại hóa đơn gốc. Vậy kế toán phải quản lý cả dữ liệu trên excel và hóa đơn giấy. Điều đó khiến kế toán thường xuyên làm thất lạc dữ liệu không rõ nguyên nhân.

4. Dữ liệu không được bảo mật – dễ bị mất dữ liệu

Quản lý và lưu trữ bằng excel đồng nghĩa với việc kế toán phải quản lý trên ổ cứng máy tính mang đến rủi ro cao mất dữ liệu, nhập dữ liệu chưa lưu dẫn đến nhập lại nhiều lần, xóa nhầm bảng tính theo dõi phải nhập lại.

5. Dễ phát sinh sai sót trong quá trình nhập liệu bằng tay

Nhập liệu bằng tay thông tin người bán, số lượng đơn hàng, đơn giá, thành tiền,… rất dễ gây sai sót. Điều đó có thể ảnh hưởng lớn đến khoản thuế đầu vào được khấu trừ của doanh nghiệp.

6. Lập báo cáo thủ công từ nhiều bảng tính dẫn đến sai sót

Báo cáo tài chính được kế toán nhập liệu từ các sheet tuần/ tháng khác nhau rất dễ dẫn đến sai số. Trong quá trình gửi để ban lãnh đạo xem xét có thể xảy ra tình trạng tam sao thất bản.

7. Không tích hợp được với các ứng dụng khác

Quản lý hóa đơn đầu vào bằng excel kế toán không thể tích hợp được với các ứng dụng khác như mua hàng, quản lý nhà cung cấp, quản lý tài sản thiết bị,…