Những điều kế toán cần lưu ý khi sử dụng hóa đơn điện tử VNPT

Doanh nghiệp là chủ thể bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ. Tuy nhiên, người sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử phần lớn lại là kế toán. Với các lưu ý sau đây sẽ giúp kế toán làm quen và xử lý công việc liên quan đến hóa đơn điện tử tử dễ dàng hơn.

Nắm rõ quy định trong nghị định 119/2018/NĐ-CP

Để nắm rõ quy định pháp lý liên quan đến việc khởi tạo hóa đơn điện tử, kế toán là người phải cập nhật kỹ thông tin liên quan trong nghị định 119 của Chính Phủ ban hành. Thực tế, kế toán sẽ là đối tượng trực tiếp đề xuất các mẫu hóa đơn mà doanh nghiệp cần dùng. Ngoài ra, kế toán còn trực tiếp lập hóa đơn, gửi hóa đơn và xử lý các vấn đề liên quan mà các bước này đều phải được thực hiện chuẩn chỉnh theo quy định.Vì vậy, kế toán đặc biệt lưu ý chủ động đọc và tìm hiểu pháp luật hiện hành liên quan đến hóa đơn điện tử.

Những điều kế toán cần lưu ý khi sử dụng hóa đơn điện tử

Trong thời gian từ ngày 01 tháng 11 năm 2018 đến ngày 31 tháng 10 năm 2020, các Nghị định: số 51/2010/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2010 và số 04/2014/NĐ-CP ngày 17 tháng 01 năm 2014 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ vẫn còn hiệu lực thi hành. Vì thế nên trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử, kế toán vẫn có thể áp dụng quy định hiện có ở các nghị định này. Tuy nhiên từ ngày 1/11/2020, các Nghị định này sẽ hết hiệu lực thi hành, kế toán cần nắm rõ các mốc thời gian theo quy định để thực hiện.

5 bước khởi tạo hóa đơn điện tử

Để sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử, kế toán cần lưu ý thực hiện 5 bước khởi tạo như sau:

+ Lựa chọn nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử uy tín

+ Đánh giá nhu cầu sử dụng hóa đơn của doanh nghiệp

+ Ra quyết định áp dụng hóa đơn điện tử

+ Tạo mẫu hóa đơn

+ Thông báo phát hành hóa đơn điện tử

Lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn

Với doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan Thuế sẽ không phải lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn. Bởi đặc điểm tiện lợi nhất của loại hóa đơn điện tử này là ngay trong quá trình tạo lập, kế toán phải gửi hóa đơn đến hệ thống của cơ quan Thuế để nhận mã xác nhận. Chính vì thế, hóa đơn nào được cấp mã đều được đồng bộ với thông tin của cơ quan Thuế và kế toán của doanh nghiệp đó không phải lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn điện tử.

Đối với doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan Thuế vẫn phải gửi báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn. Tuy nhiên, với phần mềm hóa đơn điện tử, kế toán không còn phải thống kê và nhập thủ công mà chỉ cần thao tác qua vài click chuột là có bản báo cáo chuẩn thông tin và đúng mẫu. Bởi vì, khi kế toán lập hóa đơn điện tử trên phần mềm, hóa đơn nào được xuất, hóa đơn nào sửa đổi hay hóa đơn chưa sử dụng được tính toán ngay trên phần mềm. Khi có nhu cầu xuất báo cáo, kế toán chỉ cần thao tác là có thông tin cần thiết.

Phối hợp chặt chẽ với nhà cung cấp phần mềm trong quá trình sử dụng

Kế toán trong quá trình xử lý nghiệp vụ trên phần mềm cần thiết phải phối hợp với nhà cung cấp. Đặc biệt khi phát sinh vấn đề liên quan đến phần mềm, hệ thống hay các chi tiết trong báo cáo hoặc lập và gửi hóa đơn cho khách hàng. Chính vì thế mà ngay từ đầu, khi lựa chọn nhà cung cấp, doanh nghiệp nên lựa chọn nhà cung cấp có chính sách chăm sóc khách hàng 24/7 để được hỗ trợ bất kỳ lúc nào nếu cần. 

Để được tư vấn hóa đơn điện tử B-invoice miễn phí, chi tiết cụ thể, Quý Khách có thể liên hệ

BAN KHÁCH HÀNG TỔ CHỨC VÀ DOANH NGHIỆP

Địa chỉ: 91 Trung Kính - Trung Hòa - Cầu Giấy - Hà Nội

Chi nhánh HCM: 205B Hoàng Hoa Thám - P6 - Quận Bình Thạnh - TP. HCM

Hotline: 0968154233 - Email: habt@bluesea.vn