Mất Hóa Đơn Điện Tử – Cách Giải Quyết Chi Tiết Mới Nhất 2020

Nắm rõ cách giải quyết khi mất hóa đơn điện tử và các vấn đề liên quan sẽ giúp doanh nghiệp xử lý hiệu quả hơn, tránh vướng phải những vấn đề pháp lý. 

Việc chuyển sang hóa đơn điện tử B-Invoice đang giúp ích rất nhiều cho doanh nghiệp trong lưu trữ, sử dụng và quản lý hóa đơn. Tuy nhiên, trên thực tế doanh nghiệp vẫn phải đối mặt với rủi ro mất hóa đơn điện tử (HĐĐT).

Do vậy, trong bài viết này, Hóa đơn điện tử B-invoice sẽ cùng bạn tìm cách giải quyết khi mất hóa đơn, giải đáp các câu hỏi liên quan cũng như có phương án đảm bảo an toàn dữ liệu hóa đơn. 

Mất hóa đơn điện tử là vấn đề đau đầu của nhiều doanh nghiệp.

Bị mất hóa đơn điện tử phải xử lý ra sao?

Để có cách giải quyết cụ thể, Hóa đơn điện tử sẽ hướng dẫn xử lý 2 trường hợp mất hóa đơn điện tử dưới đây: 

• Trường hợp 1: Người bán hoặc người mua làm mất hóa đơn, các bên liên quan còn lưu trữ.
• Trường hợp 2: Người bán hoặc người mua làm mất HĐĐT nhưng không thể liên lạc với các bên có liên quan. 

Cách giải quyết trường hợp 1:

Với trường hợp này, doanh nghiệp có thể có thể xử lý đơn giản, nhanh chóng. Cụ thể, theo Điều 11, thông tư 32/2011/TT-BTC quy định: 

“Người bán hoặc người mua làm mất hóa đơn điện tử, nếu các bên liên quan còn lưu trữ hóa đơn dưới dạng thông điệp dữ liệu thì người bán hoặc người mua yêu cầu người bán, người mua hoặc bên liên quan gửi lại hóa đơn điện tử.”

Cách giải quyết trường hợp 2:

Khi không thể liên hệ với các bên liên quan để được nhận lại hóa đơn điện tử, người bán/người mua phải tiến hành báo cáo mất hóa đơn.

Báo cáo sẽ được gửi đến cơ quan quản lý thuế trực tiếp của doanh nghiệp trong thời gian 05 ngày, kể từ ngày xảy ra sự việc. 

Hướng dẫn thực hiện báo cáo mất hóa đơn điện tử

Trong trường hợp phải làm báo cáo mất HĐĐT, báo cáo được lập theo mẫu mất, cháy, hỏng hóa đơn – Mẫu số BC21/AC. 

Bạn có thể tải mẫu báo cáo này trên mạng, điền và nộp bản cứng trực tiếp. Hoặc làm báo trực tiếp trên phần mềm HTKK. Sau đó kết xuất báo cáo ra File XML, gửi qua mạng. 

Mẫu báo cáo số BC21/AC về mất, cháy, hỏng hóa đơn.

Để khai báo cáo nhanh chóng, chính xác, Binvoce sẽ hướng dẫn bạn cách làm báo cáo mất hóa đơn trên phần mềm HTKK.

• Cột Mẫu hóa đơn: Điền mẫu hóa đơn bạn muốn báo cáo mất. Chẳng hạn, khi mất hóa đơn GTGT, bạn điền 01/GTKT.
• Cột Tên loại hóa đơn: Phần mềm tự động cập nhật
• Cột Mẫu số: Phần mềm cũng sẽ tự động cập nhật nhưng bạn phải xem lại chính xác mẫu số này để điền đầy đủ. 
• Cột Ký hiệu hóa đơn: Bạn xem lại ký hiệu trên liên 1 quyển hóa đơn để điền chính xác. 
• Cột Từ số, Đến số: Nếu mất 1 hóa đơn, bạn sẽ nhập 1 số giống nhau cho 2 cột này. Mất nhiều hóa đơn liên tiếp bạn nhập rõ từ số nào đến số nào. Khi mất nhiều hóa đơn nhưng không liên tiếp, bạn có thể nhấn phím F5 để thêm dòng và tiếp tục nhập. 
• Cột Số lượng: Phần mềm tự cập nhật.
• Cột Liên hóa đơn: Điền liên hóa đơn bạn mất.
• Cột Ghi chú: Tại cột này bạn phải chọn đúng trường hợp của doanh nghiệp mình: mất hóa đơn chưa sử dụng, mất hóa đơn chưa viết chưa báo cáo,… 
• Cột Lý do: Bạn sẽ điền vào cột này lý do mất, cháy, hỏng hóa đơn của doanh nghiệp

Nếu bạn điền bản cứng để nộp trực tiếp, các nội dung cần khai báo cũng tương tự. Việc thông báo đến cơ quan quản lý thuế trực tiếp cần được thực hiện nhanh chóng, nếu không doanh nghiệp sẽ chịu thêm mức phạt khi nộp chậm.

Mất hóa đơn điện tử có in lại được không?

Khi làm mất hóa đơn điện tử nhưng các bên liên quan còn lưu trữ, doanh nghiệp có thể sử File mềm hoặc File in hóa đơn điện tử để thực hiện quá trình in. 

Hủy hóa đơn có mất tiền không?

Hủy hóa đơn điện tử là làm cho hóa đơn đó không còn giá trị sử dụng. Doanh nghiệp có thể tiến hành hủy hóa đơn trong trường hợp:

• Hóa đơn điện tử đã hết hạn thời gian lưu trữ.
• Hóa đơn điện tử đã lập có sai sót, người bán và người mua chưa kê khai thuế. 

Cụ thể theo khoản 3, điều 11, thông tư 32/2011/TT-BTC quy định:

• Hóa đơn điện tử đã hết thời hạn lưu trữ theo quy định của Luật Kế toán, nếu không có quyết định khác của cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì được phép tiêu hủy. 
• Việc tiêu hủy hóa đơn điện tử không được làm ảnh hưởng đến tính toàn vẹn của các hóa đơn điện tử chưa tiêu hủy và phải đảm bảo sự hoạt động bình thường của hệ thống thông tin. 

Với trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót, hủy hóa đơn là nghiệp vụ bạn cần xử lý. Việc hủy hóa nhận phải nhận được sự đồng thuận và xác nhận của cả bên mua và bên bán.

Tiếp đó, người bán lập hóa đơn điện tử mới theo đúng quy định và gửi lại cho người mua. Lúc này, khi hủy hóa đơn điện tử doanh nghiệp sẽ không bị mất tiền.

Hóa đơn điện tử bị mất sẽ phạt tiền bao nhiêu?

Theo quy định tại Thông tư số 176/2016/TT-BTC của Bộ Tài chính, quy định xử phạt hành chính khi mất hóa đơn, cụ thể như sau:

• Mất hóa đơn đầu ra: Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng với các hành vi làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã phát hành nhưng chưa lập. Hoặc hóa đơn đã lập (liên giao cho khách hàng) nhưng khách hàng chưa nhận được hóa đơn. Hoặc hóa đơn đã lập theo bảng kê bán lẻ hàng hóa, dịch vụ.
• Mất hóa đơn đầu vào: Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng đối với hành vi làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập (liên giao cho khách hàng) để hạch toán kế toán, kê khai thuế và thanh toán vốn ngân sách.

Cả 2 trường hợp này, nếu mất hóa đơn do các nguyên nhân như: thiên tai, hỏa hoạn hay do sự kiện bất ngờ, sự kiện bất khả kháng khác doanh nghiệp sẽ không bị xử phạt tiền.

Cách phòng chống để tránh bị mất hóa đơn điện tử

Để hạn chế những rủi ro không đáng có từ việc mất hóa đơn điện tử, doanh nghiệp nên lưu ý đảm bảo an toàn dữ liệu hóa đơn. 

Nếu doanh nghiệp lưu trữ hóa đơn điện tử thủ công trên Gmail, Google Drive,… phải tiến hành lưu trữ, sao lưu dữ liệu thường xuyên.

Thêm nữa vấn đề bảo mật cần được chú ý,  tránh nguy cơ như Virus, Hacker tấn công,… đánh cắp toàn bộ dữ liệu hóa đơn điện tử. 

Bên cạnh đó, khi sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử bạn nên lựa chọn những đơn vị uy tín cũng như cân nhắc các yếu tố như tính năng bảo mật, sao lưu dữ liệu. Điều này giúp đảm bảo lưu trữ hóa đơn an toàn, khắc phục kịp thời khi sự cố xảy ra.

Kết Luận

Trên đây là hướng dẫn của hóa đơn điện tử B-Invoice để xử lý vấn đề mất hóa đơn điện tử cũng như giải đáp các câu hỏi liên quan.

Hy vọng những thông tin này sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề đang gặp phải và có thêm kiến thức để tránh xảy ra những rủi ro, lỗi vi phạm không đáng có.