Làm thế nào để có chữ ký điện tử hợp pháp cho mọi doanh nghiệp?

Bạn đang thắc mắc làm thế nào có chữ ký điện tử hợp pháp cho doanh nghiệp của mình? Vậy Hóa đơn điện tử sẽ cho  bạn lời giải đáp chi tiết nhất. Theo đó, muốn có chữ ký điện tử hợp pháp, các doanh nghiệp phải tiến hành đăng ký chữ ký số, xin cấp phép dịch vụ chứng thực chữ ký số, có hợp đồng rõ ràng về dịch vụ chứng thực chữ ký số trước khi sở hữu và sử dụng.

1. Tiến hành thủ tục đăng ký chữ ký số cho doanh nghiệp đúng quy định

Làm thế nào để có chữ ký số hợp pháp, đúng quy định hiện là câu hỏi của không ít doanh nghiệp Việt. Bởi thực tế, chữ ký số không chỉ là tiêu thức bắt buộc khi dùng hóa đơn điện tử mà còn là tiêu thức bắt buộc với các giao dịch điện tử mà doanh nghiệp sử dụng: Thực hiện hợp đồng điện tử, nộp thuế điện tử,...

Tiến hành thủ tục đăng ký chữ ký số cho doanh nghiệp đúng quy định.

Muốn có chữ ký điện tử hợp pháp, trước tiên, các doanh nghiệp cần phải hoàn thiện đầy đủ thủ tục đăng ký sử dụng chữ ký số cho doanh nghiệp.

Theo đúng quy định pháp luật hiện hành, hồ sơ đăng ký chữ ký số phải bao gồm các điều kiện sau:

• Bản sao công chứng giấy phép đăng ký kinh doanh (hoặc bản sao công chứng giấy phép hoạt động).
• Bản sao công chứng Giấy nhận đăng ký thuế của đơn vị kinh doanh.
• Bản sao công chứng chứng minh thư nhân dân/ thẻ căn cước công dân/ hộ chiếu của người đại diện pháp lý.

Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ thủ tục hồ sơ đăng ký chữ ký số cho doanh nghiệp, bạn tiến hành gửi sang nhà cung cấp chữ ký số (đã được cấp phép bởi cơ quan chức năng có thẩm quyền), chẳng hạn như nhà cung cấp chữ ký số.

2. Xin cấp phép dịch vụ chứng thực chữ ký số

Làm thế nào để có chữ ký điện tử hợp pháp, trước khi sử dụng doanh nghiệp phải hoàn thành việc xin cấp phép dịch vụ chứng thực chữ ký số.

Theo quy định tại Chương 3, Mục 1, Điều 14 của Nghị định 130/2018/NĐ-CP, Chính Phủ đã quy định rất rõ hồ sơ xin cấp phép dịch vụ chứng thực chữ ký số đối với các doanh nghiệp như sau:

• Đơn đề nghị cấp giấy phép cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng theo Mẫu số 01 tại Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định này.
• Giấy xác nhận ký quỹ của một ngân hàng thương mại hoạt động tại Việt Nam đúng quy định.
• Hồ sơ nhân sự gồm: Sơ yếu lý lịch, bằng cấp, chứng chỉ của đội ngũ cán bộ kỹ thuật tham gia hoạt động cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số của doanh nghiệp đáp ứng các quy định tại khoản 3 Điều 13 Nghị định này.
• Phương án kỹ thuật nhằm đảm bảo quy định tại khoản 4 Điều 13 Nghị định này.
• Quy chế chứng thực theo mẫu quy định tại Quy chế chứng thực của Tổ chức cung cấp chứng thực chữ ký số quốc gia.

3. Đáp ứng đầy đủ điều kiện sử dụng dịch vụ chứng thực chữ ký số

Bên cạnh các thủ tục cần phải tiến hành, nhằm đảm bảo làm thế nào để có chữ ký điện tử hợp pháp, các đơn vị kinh doanh cũng cần đáp ứng đủ các điều kiện để được cấp phép sử dụng dịch vụ chứng thực chữ ký số.

Đáp ứng đầy đủ điều kiện sử dụng dịch vụ chứng thực chữ ký số.

Điều này đã được quy định rất rõ tại Điều 13 của Nghị định 130/2018/NĐ-CP. Cụ thể:

3.1. Điều kiện chủ thế

Chủ thể phải là doanh nghiệp thành lập theo pháp luật của nước Việt Nam.

3.2. Điều kiện tài chính

Ký quỹ tại một ngân hàng thương mại hoạt động tại Việt Nam không dưới 05 (năm) tỷ đồng để giải quyết các rủi ro và các khoản đền bù có thể xảy ra trong quá trình cung cấp dịch vụ do lỗi của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng và thanh toán chi phí tiếp nhận và duy trì cơ sở dữ liệu của doanh nghiệp trong trường hợp bị thu hồi giấy phép.

Nộp phí dịch vụ duy trì hệ thống kiểm tra trạng thái chứng thư số đầy đủ (trong trường hợp cấp lại giấy phép).

3.3. Điều kiện nhân sự

Doanh nghiệp phải có nhân sự chịu trách nhiệm: Quản trị hệ thống, vận hành hệ thống và cấp chứng thư số, bảo đảm an toàn thông tin của hệ thống.

Nhân sự quy định tại điểm a khoản này phải có bằng đại học trở lên, chuyên ngành an toàn thông tin hoặc công nghệ thông tin hoặc điện tử viễn thông.

3.4. Điều kiện kỹ thuật

• Phải thiết lập hệ thống thiết bị kỹ thuật đảm bảo các yêu cầu trong Điểm a, Khoản 4, Điều 13 của Nghị định 130/2018/NĐ-CP.
• Có phương án kỹ thuật đáp ứng các yêu cầu đảm bảo an toàn hệ thống thông tin và các quy chuẩn kỹ thuật và tiêu chuẩn bắt buộc áp dụng về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số đang có hiệu lực.
• Có các phương án kiểm soát sự ra vào trụ sở, quyền truy nhập hệ thống, quyền ra vào nơi đặt thiết bị phục vụ việc cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số.
• Có các phương án dự phòng đảm bảo duy trì hoạt động an toàn, liên tục và khắc phục khi có sự cố xảy ra.
• Có phương án cung cấp trực tuyến thông tin thuê bao cho Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số quốc gia, phục vụ công tác quản lý nhà nước về dịch vụ chứng thực chữ ký số.
• Toàn bộ hệ thống thiết bị sử dụng để cung cấp dịch vụ đặt tại Việt Nam.
• Có trụ sở, nơi đặt máy móc, thiết bị phù hợp với yêu cầu của pháp luật về phòng, chống cháy, nổ; có khả năng chống chịu lũ, lụt, động đất, nhiễu điện từ, sự xâm nhập bất hợp pháp của con người.
• Có quy chế chứng thực theo mẫu quy định tại quy chế chứng thực của Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số quốc gia.

4. Có hợp đồng cung cấp dịch vụ chữ ký số đúng quy cách.

Cuối cùng, làm thế nào để có chữ ký điện tử hợp pháp sử dụng, các doanh nghiệp cần phải chắc chắn mình đã có hồ sơ đăng ký sử dụng chữ ký điện tử và dịch vụ chứng thực chữ ký số với phía đơn vị cung cấp dịch vụ thật  có hồ sơ thật rõ ràng, đúng quy cách.

Trên đây, bài viết đã hướng dẫn bạn làm thế nào để có chữ ký điện tử hợp pháp cho mọi doanh nghiệp một cách chi tiết nhất. Mọi thắc mắc về làm thế nào để có chữ ký điện tử hợp pháp cho mọi doanh nghiệp hay muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử hoàn toàn miễn phí, bạn vui lòng liên hệ ngay Hotline 24/7: