Hướng dẫn thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần 2

Thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần 2 có gì khác biệt so với lần đầu? Thủ tục thông báo phát hành lần đầu được hướng dẫn và quy định rõ ràng tại nhiều văn bản pháp luật. Tuy nhiên, từ lần thứ hai trở đi, nhiều doanh nghiệp còn khá lúng túng không nắm được quy định và các hồ sơ, giấy tờ cần chuẩn bị. Dưới đây là các thông tin tham khảo về thủ tục thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần 2 áp dụng theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

1. Quy định về thông báo phát hành hóa đơn điện tử

Căn cứ theo Khoản 3, Điều 4, Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về nguyên tắc lập, quản lý và sử dụng hóa đơn, chứng từ:

“3. Trước khi sử dụng hóa đơn, biên lai doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh, tổ chức thu thuế, phí, lệ phí phải thực hiện đăng ký sử dụng với cơ quan thuế hoặc thực hiện thông báo phát hành theo quy định tại Điều 15, Điều 34 và khoản 1 Điều 36 Nghị định này. Đối với hóa đơn, biên lai do cơ quan thuế đặt in, cơ quan thuế thực hiện thông báo phát hành theo khoản 3 Điều 24 và khoản 2 Điều 36 Nghị định này.”

Bắt buộc thông báo phát hành hóa đơn trước khi sử dụng.

Như vậy, để khởi tạo, sử dụng hóa đơn điện tử, trước hết doanh nghiệp bắt buộc phải làm thông báo phát hành hóa đơn. Ngược lại, nếu doanh nghiệp không thực hiện thông báo phát hành hóa đơn trước khi sử dụng sẽ bị coi là hành vi vi phạm pháp luật và sẽ bị xử phạt theo Khoản 2, Điều 23, Nghị định 125/2020/NĐ-CP:

3. Phạt tiền từ 6.000.000 đồng đến 18.000.000 đồng đối với hành vi không lập thông báo phát hành hóa đơn trước khi hóa đơn được đưa vào sử dụng nếu các hóa đơn này gắn với nghiệp vụ kinh tế phát sinh và đã khai, nộp thuế hoặc chưa đến kỳ kê khai, nộp thuế theo quy định.

Trường hợp không lập thông báo phát hành hóa đơn trước khi hóa đơn được đưa vào sử dụng nếu các hóa đơn này không gắn với nghiệp vụ kinh tế phát sinh hoặc quá thời hạn khai thuế mà chưa được khai, nộp thuế theo quy định thì bị xử phạt theo quy định tại Điều 28 Nghị định này hoặc Điều 16, Điều 17 Chương II Nghị định này.

2. Thủ tục thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần 2

Thủ tục thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần 2 được hướng dẫn tại Điều 15, Nghị định 123/2020/NĐ-CP:

“1. Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh không thuộc đối tượng ngừng sử dụng hóa đơn theo quy định tại khoản 1 Điều 16 Nghị định này đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử (bao gồm cả đăng ký hóa đơn điện tử bán tài sản công, hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia) thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.

Trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế không phải trả tiền dịch vụ thì có thể đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thông qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử được Tổng cục Thuế ủy thác cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế không phải trả tiền dịch vụ.

Trường hợp doanh nghiệp là tổ chức kết nối chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử theo hình thức gửi trực tiếp đến cơ quan thuế thì đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thông qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.

Nội dung thông tin đăng ký theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này.

Như vậy, so với bộ hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử trước đây thì thủ tục đăng ký sử dụng, thông báo phát hành hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP được đơn giản hóa bằng việc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT.

Thời gian nhận kết quả đăng ký sử dụng hóa đơn cũng được rút ngắn, cụ thể tại Khoản 2, Điều 15, Nghị định 123/2020/NĐ-CP: “2. Trong thời gian 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, cơ quan thuế có trách nhiệm gửi thông báo điện tử theo Mẫu số 01/TB-ĐKĐT Phụ lục IB ban hành kèm theo Nghị định này qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử hoặc gửi thông báo điện tử trực tiếp đến doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.”

3. Hướng dẫn đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử qua Cổng TTĐT Tổng cục Thuế

Cũng theo Điều 15, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, các trường hợp đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thông qua Cổng Thông tin Điện tử của Tổng cục thuế gồm:

Thứ nhất, đối tượng doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh thuộc diện sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế không phải trả tiền dịch vụ thì có thể đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thông qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế không phải trả tiền dịch vụ.

Thứ hai, trường hợp doanh nghiệp là tổ chức kết nối chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử trực tiếp đến cơ quan thuế thì đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thông qua Cổng Thông tin Điện tử của Tổng cục Thuế.

Các bước đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thông qua Cổng Thông tin Điện tử của Tổng cục Thuế như sau:

Bước 1: Lập Tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT Phụ Lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP gửi đến cơ quan thuế.

Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.

Bước 2: Cổng Thông tin Điện tử của Tổng cục Thuế gửi thông báo điện tử để trả lời kết quả về việc tiếp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh thông qua địa chỉ thư điện tử đã đăng ký với cơ quan thuế.

Bước 3: Trong thời gian 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, cơ quan thuế có trách nhiệm gửi thông báo điện tử theo Mẫu số 01/TB-ĐKĐT phụ lục IB ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP cho doanh nghiệp về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.

Trên đây là hướng dẫn thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần 2. Theo quy định mới thì doanh nghiệp chỉ cần đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT Phụ Lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP gửi đến cơ quan thuế, sau 01 ngày sẽ có kết quả trả về từ cơ quan thuế.

Ngoài ra, để biết thêm thông tin chi tiết về phần mềm hóa đơn điện tử VNPT, Quý khách hàng vui lòng liên hệ: