Hướng dẫn doanh nghiệp xác định hóa đơn điện tử không hợp pháp

Trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử, việc xác định tính pháp lý của hóa đơn là vô cùng quan trọng đối với tất cả doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh, người bán và cả khách hàng. Nghị định 119/2018/NĐ-CP ngày 12/09/2018 đã có quy định cụ thể về việc thế nào là hóa đơn điện tử không hợp pháp.

Theo Khoản 2 Điều 9 Nghị định 119/2018/NĐ-CP, hóa đơn điện tử không hợp pháp khi không đáp ứng đầy đủ các quy định sau:

• Khởi tạo từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế đảm bảo nguyên tắc:

  • Nhận biết được hóa đơn in từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế;

  • Không bắt buộc có chữ ký số;

  • Khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn (hoặc sao chụp hóa đơn hoặc tra thông tin từ Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế về hóa đơn) được khởi tạo từ máy tính tiền được xác định là khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp khi xác định nghĩa vụ thuế.

• Nội dung hóa đơn điện tử: gồm đầy đủ các thông tin:

• Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, số hóa đơn;

• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;

• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua (nếu người mua có mã số thuế);

• Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng trong trường hợp là hóa đơn giá trị gia tăng;

• Tổng số tiền thanh toán;

• Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán;

• Chữ ký số, chữ ký điện tử của người mua (nếu có);

• Thời điểm lập hóa đơn điện tử;

• Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế;

• Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước và nội dung khác liên quan (nếu có).

• Thời điểm lập hóa đơn điện tử

  • Đối với bán hàng hóa: Thời điểm lập hóa đơn điện tử là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

  • Đối với cung cấp dịch vụ: Thời điểm lập hóa đơn điện tử là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ hoặc thời điểm lập hóa đơn cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

  • Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ: mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng.

• Định dạng hóa đơn điện tử: theo quy định của Bộ Tài chính về định dạng chuẩn dữ liệu

• Hóa đơn điện tử bảo đảm tính toàn vẹn của thông tin

Chỉ cần vi phạm một trong các nguyên tắc trên, hóa đơn điện tử sẽ được coi là không hợp lệ.

Hướng dẫn doanh nghiệp xác định hóa đơn điện tử không hợp pháp

Bên cạnh đó, hóa đơn điện tử cũng sẽ không hợp pháp nếu thuộc trường hợp quy định tại khoản 9, khoản 10 Điều 3 Nghị định 119, cụ thể:

• Không đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế; gửi hóa đơn điện tử khi chưa có mã của cơ quan thuế để gửi cho người mua đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế; gửi hóa đơn điện tử không mã của cơ quan thuế cho người mua sau khi có thông báo ngừng sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế

• Lập khống hóa đơn điện tử; dùng hóa đơn điện tử của hàng hóa, dịch vụ này để chứng minh cho hàng hóa, dịch vụ khác; lập hóa đơn điện tử phản ánh giá trị thanh toán thấp hơn thực tế phát sinh; dùng hóa đơn điện tử quay vòng khi vận chuyển hàng hóa trong khâu lưu thông.

Với những thông tin, quy định trên, doanh nghiệp có thể chủ động đối chiếu, so sánh để xác định tính hợp pháp của hóa đơn hoặc tra cứu trên trang thông tin điện tử của Tổng cục Thuế tại: http://www.tracuuhoadon.gdt.gov.vn/.

Sau khi thực hiện các bước tra cứu, kết quả trả về nếu hiển thị đầy đủ các nội dung trong cả hai mục là Thông tin người bán hàng hóa dịch vụ và Thông tin hóa đơn thì hóa đơn đang tra cứ hợp pháp, ngược lại, nếu thiếu một trong hai trường thông tin trên thì hóa đơn đó không hợp pháp.

Thời gian qua, VNPT đã thực hiện các chương trình đẩy mạnh tuyên truyền về những lợi ích mà Hóa Đơn Điện Tử mang lại và nhận được sự ủng hộ của khá nhiều doanh nghiệp trong cả nước. 

Để được tư vấn hóa đơn điện tử VNPT Và nhận báo giá hóa đơn điệntử VNPT miễn phí, chi tiết cụ thể, Quý Khách có thể liên hệ

VNPT VinaPhone

BAN KHÁCH HÀNG TỔ CHỨC VÀ DOANH NGHIỆP

Địa chỉ: Số 216 Trần Duy Hưng, Phường Trung Hòa, Quận Cầu Giấy, TP. Hà Nội

Chi nhánh HCM: Số 42, Phạm Ngọc Thạch, Phường 6, Quận 3, Hồ Chí Minh

Hotline: 0912 136 446 - Email: htyen@evnpt.vn