Hướng dẫn chuyển đổi hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 & Nghị định 123

Sau lễ công bố hệ thống hóa đơn điện tử toàn quốc diễn ra ngày 21/4/2022, toàn bộ 57 tỉnh, thành phố còn lại sẽ chính thức triển khai hóa đơn điện tử. Các doanh nghiệp chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn theo quy định mới cần lưu ý hướng dẫn dưới đây!

1. Lộ trình chuyển đổi hóa đơn điện tử giai đoạn 2

Chuyển đổi hóa đơn điện tử theo quy định mới nhất.

Ngày 24/2/2022 vừa qua, Bộ Tài Chính đã ban hành Quyết định 206/QĐ-BTC triển khai áp dụng hóa đơn điện tử Giai đoạn 2 đối với các doanh nghiệp/tổ chức kinh tế, hộ/cá nhân kinh doanh trên địa bàn 57 tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương với thời gian thực hiện từ tháng 04/2022.

Trước đó, ngày 21/11/2021, Tổng cục thuế đã triển khai hệ thống hóa đơn điện tử giai đoạn 1 tại 6 tỉnh, thành phố: Hà Nội, TP Hồ Chí Minh, Hải Phòng, Quảng Ninh, Phú Thọ và Bình Định. Tính đến ngày 31/3/2022, 100% các tổ chức, doanh nghiệp (DN), hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh tại 6 tỉnh, thành đã thực hiện chuyển đổi sang sử dụng HĐĐT.

Trên đà thành công ấy, Tổng cục Thuế đặt ra lộ trình trước 1/7/2022 phải hoàn thành 100% số lượng doanh nghiệp, tổ chức, hộ cá nhân kinh doanh trên cả nước chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử.

2. Hướng dẫn 6 bước chuyển đổi HĐĐT theo Thông tư 78 & Nghị định 123

Dưới đây là cách thức chuyển đổi hóa đơn điện tử theo Thông tư 78/2021/TT-BTC và Nghị định 123/2021/NĐ-CP mà các doanh nghiệp, tổ chức, hộ cá nhân kinh doanh cần lưu ý.

Bước 1: Xác định đối tượng áp dụng HĐĐT có mã hay không có mã

Để xác định doanh nghiệp/tổ chức/hộ kinh doanh của mình thuộc đối tượng áp dụng hóa đơn điện tử có mã hay không có mã của cơ quan thuế, các doanh nghiệp có thể xác định theo cách dưới đây:

- Đối tượng sử dụng hình thức hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế:

Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh không thuộc đối tượng ngừng sử dụng hóa đơn theo quy định đều được đăng ký sử dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế (trừ trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế và trường hợp được cơ quan thuế cấp HĐĐT có mã theo từng lần phát sinh).

- Đối tượng sử dụng hình thức hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế:

+ Doanh nghiệp kinh doanh ở lĩnh vực: điện lực, xăng dầu, bưu chính viễn thông, nước sạch, tài chính tín dụng, bảo hiểm, y tế, kinh doanh thương mại điện tử, kinh doanh siêu thị, thương mại, vận tải hàng không, đường bộ, đường sắt, đường biển, đường thủy và đáp ứng các điều kiện về cơ sở hạ tầng về CNTT.

+ Doanh nghiệp bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử sau khi nhận được thông báo chấp nhận của cơ quan thuế.

Bước 2: Lập Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT gửi cơ quan thuế đăng ký sử dụng HĐĐT

Người nộp thuế lập tờ khai Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT (đính kèm tại Phụ lục IA Nghị định 123/2021/NĐ-CP) gửi tới Cơ quan Thuế. Lưu ý, có thể nộp trực tiếp tại Cổng thông tin điện tử của Tổng cục thuế (https://www.gdt.gov.vn/wps/portal) hoặc thông qua phần mềm hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp đang sử dụng.

Tờ khai theo mẫu 01/ĐKĐT-HĐĐT.

Sau đó, Cơ quan thuế sẽ phản hồi Người nộp thuế bằng thông báo điện tử theo Mẫu số 01/TB-ĐKĐT về việc “Chấp nhận” hoặc “Từ chối” việc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử của Doanh nghiệp trong thời gian 01 ngày kể từ khi nhận được tờ khai đăng ký mẫu 01/ĐKĐT-HĐĐT của doanh nghiệp.

CQT gửi thông báo “Chấp nhận” đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.

Bước 3: Lựa chọn đơn vị cung cấp phần mềm HĐĐT uy tín

Sau khi được Cơ quan thuế thông báo “Chấp nhận” đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, người nộp thuế cần liên hệ ngay với các đơn vị là Nhà cung cấp hóa đơn điện tử uy tín được Tổng cục thuế lựa chọn để đăng ký và phát hành hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 để sử dụng.

VNPT với Phần mềm hóa đơn điện tử VNPT Invoice là một trong những đơn vị đầu tiên cung cấp dịch vụ Nhận - Truyền - Lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử được Cơ quan thuế lựa chọn.

Bước 4: Hủy hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử mẫu cũ

Người nộp thuế tiến hành thủ tục hủy hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử thông tư cũ còn tồn theo mẫu TB03AC có trong HTKK để nộp cho Cơ quan thuế.

Bước 5: Lập, xuất hóa đơn điện tử theo TT78 và gửi cho khách hàng

Người nộp thuế tiến hành lập và xuất hóa đơn điện tử theo đúng Thông tư 78/2021/TT-BTC và Nghị định 123/2021/NĐ-CP để gửi cho khách hàng.

Bước 6: Lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn mẫu BC26 lần cuối cho hóa đơn giấy và HĐĐT cũ theo TT32 khi đến hạn nộp

Trên đây là Hướng dẫn chuyển đổi hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 và Nghị định 123 mà các doanh nghiệp cần lưu ý thực hiện. Ngoài ra, nếu đang sử dụng Phần mềm hóa đơn điện tử VNPT, Quý doanh nghiệp có thể để lại liên hệ để được hướng dẫn cụ thể.