Hướng dẫn cách kiểm tra hóa đơn điện tử hợp lệ, hợp pháp theo Thông tư 78

Từ 1/7/2022, 100% doanh nghiệp, tổ chức, hộ và cá nhân kinh doanh đã áp dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC. Trong quá trình giao dịch mua bán, khi nhận được hóa đơn hẳn nhiều doanh nghiệp, kế toán thắc mắc hóa đơn này có hợp lệ, hợp lý và hợp pháp theo Thông tư 78 hay không. Kiểm tra hóa đơn điện tử như thế nào?

Cách kiểm tra hóa đơn điện tử hợp lệ, hợp pháp.

1. Hóa đơn điện tử hợp lệ theo Thông tư 78 là như thế nào?

Thông tư 78/2021/TT-BTC được ban hành ngày 17/9/2021 bổ sung nhiều quy định về hóa đơn điện tử như lộ trình triển khai hóa đơn điện tử, xử lý hóa đơn điện tử sai sót, ký hiệu mẫu hóa đơn điện tử,... Trong đó, hóa đơn điện tử hợp lệ theo Thông tư 78 phải đáp ứng điều kiện nêu tại Khoản 1, Điều 4 của Thông tư này, cụ thể:

1.1. Ký hiệu hóa đơn điện tử

Ký hiệu hóa đơn điện tử được quy định tại Thông tư 78 là nhóm 6 ký tự bao gồm cả chữ viết và chữ số, thể hiện ký hiệu hóa đơn điện tử, phản ánh thông tin về loại hóa đơn điện tử có mã/không có mã của cơ quan thuế, năm lập hóa đơn và loại hóa đơn điện tử được sử dụng:

+ Ký tự đầu tiên: Là 1 chữ cái (C hoặc K), C là hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, K là hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế.

+ Hai ký tự tiếp theo: Là hai chữ số Ả rập thể hiện năm lập hóa đơn điện tử và sẽ được lấy theo 2 số cuối của năm dương lịch.

+ Một ký tự tiếp theo: Là một chữ cái (T, D, L, M, N, B, G, H) thể hiện loại hóa đơn điện tử được sử dụng.

+ Hai ký tự cuối: Do người bán tự ấn định tùy thuộc nhu cầu quản lý.

1.2. Ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử:

Là ký tự gồm một chữ số tự nhiên là các số 1, 2, 3, 4, 5, 6, phản ánh loại hóa đơn điện tử tương ứng như sau:

+ Số 1 phản ánh hóa đơn điện tử giá trị gia tăng.

+ Số 2 phản ánh loại hóa đơn điện tử bán hàng.

+ Số 3 phản ảnh hóa đơn điện tử bán tài sản công.

+ Số 4 phản ánh hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia.

+ Số 5 thể hiện cho tem, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử và các chứng từ điện tử có tên gọi khác nhưng có nội dung của hóa đơn điện tử.

+ Số 6 phản ánh phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử.

Thông tư 78/2021/TT-BTC còn quy định một số nội dung quan trọng về thời điểm lập hóa đơn điện tử đối với dịch vụ ngân hàng, quy định về hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền.

2. Kiểm tra hóa đơn điện tử hợp lệ trên trang của Tổng cục Thuế

Để kiểm tra hóa đơn điện tử có hợp lệ hay không, người nộp thuế truy cập Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế theo địa chỉ: https://hoadondientu.gdt.gov.vn/.

Bước 1: Điền thông tin tra cứu

Tại giao diện chính của Hệ thống hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế, người nộp thuế lựa chọn mục “Tra cứu hóa đơn điện tử” trên thanh Menu, nhập các thông tin tra cứu tương ứng bao gồm:

+ MST người bán: Nhập mã số thuế của bên bán xuất hóa đơn.

+ Loại hóa đơn: Lựa chọn loại hóa đơn tương ứng theo ký hiệu số (1, 2, 3, 4, 5, 6) được quy định tại Thông tư 78.

+ Ký hiệu hóa đơn: Nhập vào ký hiệu hóa đơn gồm 6 ký tự theo quy định tại Thông tư 78.

+ Số hóa đơn: Nhập số hóa đơn cần tra cứu.

+ Tổng tiền thanh toán: Nhập vào tổng số tiền thanh toán trên hóa đơn bằng số.

+ Mã captcha: Nhập lại chính xác chuỗi vào ô hiển thị.

Bước 2: Đọc kết quả tra cứu

Sau khi nhập đầy đủ thông tin, bạn bấm nút “Tìm kiếm”để thực hiện tra cứu. Hệ thống sẽ hiển thị kết quả, có 2 trường hợp có thể xảy ra như sau:

+ Trường hợp 1: Tồn tại hóa đơn có thông tin trùng khớp với các thông tin tổ chức, cá nhân tìm kiếm. Trạng thái xử lý hóa đơn: Đã được cấp mã hóa đơn.

+ Trường hợp 2: Không tồn tại hóa đơn có thông tin trùng khớp với thông tin các tổ chức, cá nhân tìm kiếm.

Đọc kết quả tra cứu hóa đơn.

Nếu kết quả rơi vào trường hợp 1 thì hóa đơn cần tra cứu hợp lệ và đã được cấp mã. Ngược lại nếu kết quả tìm kiếm là trường hợp 2 thì hóa đơn tra cứu không tồn tại. Kế toán cần kiểm tra lại thông tin tra cứu xem đã chính xác hay chưa hoặc liên hệ bên bán để xác minh lại thông tin hóa đơn.

3. Hóa đơn điện tử VNPT chuẩn hóa theo Thông tư 78

Thông tư 78 được ban hành gồm nhiều quy định mới về hóa đơn điện tử, đòi hỏi doanh nghiệp phải có sự chuẩn bị kỹ lưỡng trước khi triển khai áp dụng. Nhằm đảm bảo cho hoạt động giao dịch, nghiệp vụ kế toán của doanh nghiệp được thông suốt, phần mềm hóa đơn điện tử VNPT đã kịp thời cập nhật thêm các tính năng mới “chuẩn hóa” theo quy định tại Thông tư 78/2021/TT-BTC.

Trên đây là hướng dẫn kiểm tra hóa đơn điện tử hợp lệ, hợp lý, hợp pháp theo Thông tư 78/2021/TT-BTC. Kế toán có thể tham khảo để xác minh tính hợp lệ của hóa đơn khi nhận hóa đơn điện tử.