Hóa đơn điện tử: Top 12 thắc mắc thường gặp khi sử dụng hóa đơn điện tử

Chỉ còn ít tháng nữa là tới thời hạn bắt buộc chuyển đổi hóa đơn điện tử thế nhưng bạn vẫn còn rất nhiều thắc mắc liên quan đến vấn đề này? Vậy thì đừng bỏ qua bài viết này đề cập nhật ngay TOP 12 thắc mắc hay gặp nhất về sử dụng hóa đơn điện tử B-invoice năm 2020 để có cho mình những lời giải đáp đúng nhất, chi tiết nhất.

1.Thời hạn bắt buộc chuyển đổi sử dụng hóa đơn điện tử là khi nào?

Nhiều người thắc mắc thời hạn bắt buộc chuyển đổi sử dụng hóa đơn điện tử là 1/7/2022 hay 1/11/2020? Bởi, trong Luật Quản Lý thuế 2019 có quy định: “ Những nội dung về hóa đơn, chứng từ điện tử sẽ có hiệu lực từ ngày 1/7/2022. Khuyến khích các cơ quan, đơn vị tổ chức thực hiện những quy định về hóa đơn điện tử tại Luật này trước ngày 1/7/2022.” 

Thời hạn bắt buộc chuyển đổi sử dụng hóa đơn điện tử là khi nào?

Như vậy, thời hạn bắt buộc chuyển đổi sử dụng hóa đơn điện tử đối với các tổ chức, doanh nghiệp phải là ngày 01/11/2020 chứ không phải ngày 1/7/2022. 

2. Khi chuyển sang sử dụng HĐĐT, DN có được tiếp tục sử dụng hóa đơn giấy nữa không?

Theo Cục thuế Hà Nội thì trong quá trình chuyển đổi (1/11/2018 -31/10/2020), Chính Phủ có cho phép các tổ chức, doanh nghiệp sử dụng song song 2 loại hình hóa đơn là hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy. Tuy nhiên, điều này sẽ phải được chấm dứt vào trước thời hạn bắt buộc chuyển đổi áp dụng hóa đơn điện tử: từ ngày 1/11/2020.

3. DN có được tiếp tục đặt in hóa đơn giấy khi chưa đến hạn bắt buộc áp dụng HĐĐT ngày 1/11/2020?

Nhiều doanh nghiệp thắc mắc rằng liệu có được tiếp tục đặt in hóa đơn giây khi mà chưa đến ngày 1/11/2020 - thời hạn bắt buộc phải chuyển đổi sử dụng hóa đơn điện tử?

Doanh nghiệp có được tiếp tục đặt in hóa đơn giấy trước ngày 1/11/2020?

Về vấn đề này thì trong hội thảo Cập nhật chính sách thuế và những quy định mới về hoá đơn điện tử diễn ra ngày 5/11/2019, Tổng Cục thuế đã khẳng định rằng: Các tổ chức, doanh nghiệp có thời gian là 02 năm để chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP.

Theo đó, nếu trường hợp doanh nghiệp dùng hết hóa đơn giấy trước ngày 1/11/2020 thì sẽ phải chuyển sang đăng ký dùng hóa đơn điện tử chứ không được tiếp tục đặt in hóa đơn giấy để sử dụng.

Còn nếu trường hợp: Thời điểm hết hóa đơn giấy ấy, tổ chức, doanh nghiệp chưa đủ điều kiện để sử dụng hóa đơn điện tử thì sẽ được tiếp tục dùng hóa đơn giấy. Tuy nhiên, tổ chức, doanh nghiệp sẽ phải gửi dữ liệu hóa đơn theo mẫu đã được quy định và thời hạn sử dụng hóa đơn giấy vẫn sẽ phải chấm dứt muộn nhất là vào ngày 31/10/2020.

4. Hóa đơn điện tử sẽ được áp dụng cho các loại hóa đơn nào?

Theo quy định về loại hóa đơn điện tử tại Điều 5, Nghị định 119/2018/NĐ-CP, hóa đơn điện tử sẽ bao gồm các loại sau:

• Hóa đơn giá trị gia tăng
• Hóa đơn bán hàng
• Các loại hóa đơn khác, bao gồm: Tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khác nhưng có nội dung đáp ứng đầy đủ quy định về hóa đơn điện tử trong Điều 6 của Nghị định này.

Do vậy, hóa đơn điện tử sẽ được áp dụng cho tất cả các loại hóa đơn được kể trên.

5. Xác định ngày lập hóa đơn điện tử như thế nào cho đúng quy định pháp luật?

Muốn xác định ngày lập hóa đơn điện tử như thế nào cho đúng quy định thì bạn có thể tham khảo Điều 4, Thông tư 68/2019/TT-BTC của Bộ Tài Chính.

Thông thường, ngày lập hóa đơn điện tử đối với bán hàng hóa chính là ngày chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua; ngày lập hóa đơn điện tử đối với cung cấp dịch vụ là ngày hoàn thành việc cung cấp dịch vụ hoặc thời điểm lập hóa đơn cung cấp dịch vụ.

Tuy nhiên, với một số trường hợp khác thì ngày lập hóa đơn điện tử sẽ được xác định như sau:

• Ngày lập hóa đơn cung cấp điện, nước, dịch vụ viễn thông, truyền hình, dịch vụ công nghệ thông tin được bán theo kỳ nhất định sẽ là chậm nhất không quá 07 ngày kế tiếp kể từ ngày ghi chỉ số điện, nước tiêu thụ hoặc ngày kết thúc kỳ quy ước đối với việc cung cấp dịch vụ.​​
• Ngày lập hóa đơn điện tử đối với xây dựng, lắp đặt là ngày nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình, khối lượng xây dựng, lắp đặt hoàn thành.
• Ngày lập hóa đơn với tổ chức kinh doanh bất động sản, xây dựng cơ sở hạ tầng, xây dựng nhà để bán, chuyển nhượng: Lập hóa đơn vào ngày thu tiền hoặc theo thỏa thuận thanh toán trong hợp đồng với trường hợp chưa chuyển giao quyền sở hữu, quyền sử dụng; lập hóa đơn vào ngày chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng với trường hợp đã chuyển giao quyền sở hữu, quyền sử dụng; lập hóa đơn chậm nhất không quá 05 ngày kể từ ngày chứng từ dịch vụ vận tải hàng không xuất ra trên hệ thống website và hệ thống thương mại điện tử với các trường hợp mua dịch vụ vận tải hàng không xuất qua website và hệ thống thương mại điện tử được lập theo thông lệ quốc tế. 

6. Ngày lập và ngày ký hóa đơn điện tử có nhất thiết phải trùng nhau không

Theo quy định của Bộ Tài Chính thì ngày lập hóa đơn điện tử sẽ được xác định theo thời điểm người bán ký số, ký điện tử trên hóa đơn. Điều này, bạn có thể tham khảo chi tiết hơn tại Điểm e, Khoản 1, Điều 3, Thông tư 68/2019/TT-BTC.

Do đó, ngày lập và ngày ký hóa đơn điện tử phải trùng nhau thì mới có thể đảm bảo hóa đơn hợp lệ.

Ngày lập và ngày ký hóa đơn điện tử có nhất thiết phải trùng nhau không?

7. Người mua có bắt buộc phải ký trên hóa đơn điện tử hay không?

Theo các quy định về chữ ký trên hóa đơn điện tử đã được ban hành, tiêu thức chữ ký điện tử chỉ bắt buộc với người bán chứ không bắt buộc với người mua.

Thông thường, chỉ những trường hợp người mua có thỏa thuận ký số vào hóa đơn điện tử bới người bán từ trước thì sẽ buộc phải ký lên hóa đơn điện tử.

8. Người bán có nhất định phải đóng dấu trên hóa đơn chuyển đổi từ HĐĐT hay không?

Chuyển đổi hóa đơn điện tử sang chứng từ giấy để phục vụ lưu trữ chứng từ kế toán là việc mà các doanh nghiệp được phép, theo đúng quy định của Luật Kế toán.

Theo đó, hóa đơn chuyển đổi phải phản ánh toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gốc. Đồng thời, người bán cũng không nhất thiết phải đóng dấu lên hóa đơn chuyển đổi.

9. Hóa đơn điện tử khi chuyển đổi ra chứng từ giấy có được lập nhiều trang hay không?

Theo quy định, nếu hóa đơn điện tử được chuyển đổi sang chứng từ giấy mà danh mục hàng hóa nhiều hơn so với số dòng trên một trang hóa đơn thì được phép lập hóa đơn nhiều hơn một trang.

Tuy nhiên, muốn vậy thì trên phần đầu của những trang hóa đơn sau buộc phải hiển thị những nội dung gồm: Số hóa đơn (giống trang đầu); tên, địa chỉ, mã số thuế người mua và người bán (giống trang đầu); mẫu và ký hiệu hóa đơn (giống trang đầu); ghi chú bằng tiếng Việt “Tiep theo trang truoc - Trang X/Y” (X: số thứ tự trang; Y: tổng số trang của hóa đơn).

10. Hóa đơn điện tử đã lập nếu xảy ra sai sót thì xử lý như thế nào?

Hóa đơn điện tử xảy ra sai sót là điều doanh nghiệp rất dễ gặp phải. Muốn xử lý sai sót đúng theo quy định thì bạn cũng phải hiểu nó thuộc trường hợp nào để đưa ra giải pháp xử lý phù hợp.

Cụ thể, hóa đơn điện tử xảy ra sai sót có thể phân loại thành 2 trường hợp:

• Trường hợp 1: Hóa đơn điện tử xảy ra sai sót đã lập, đã gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng, chưa cung ứng dịch vụ; hoặc hóa đơn điện tử đã lập, đã gửi cho người mua, đã giao hàng, cung ứng dịch vụ nhưng người bán chưa kê khai thuế.

Với trường hợp này thì có thể xử lý như sau: Hủy hóa đơn điện tử khi đã có sự đồng ý của 2 bên bán và mua, song vẫn phải lưu trữ hóa đơn đã hủy để phục vụ mục đích tra cứu; đồng thời bên bán cần lập lại hóa đơn điện tử mới để gửi lại cho bên mua, trên hóa đơn điện tử mới phải có dòng chữ “Hóa đơn này thay thế hóa đơn số… ký hiệu.... ngày/tháng/năm.

• Trường hợp 2: Hóa đơn điện tử có sai sót đã gửi cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua cũng đã kê khai thuế.

Với trường hợp này thì sẽ xử lý như sau: Cần lập văn bản thỏa thuận, ghi rõ sai sót và có chữ ký của cả 2 bên; bên bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh sai sót và ghi rõ các nội dung cần điều chỉnh; sau khi đã xuất hóa đơn điều chỉnh thì cả 2 bên bán - mua đều phải kê khai điều chỉnh theo đúng quy định pháp luật; đồng thời lưu ý rằng: hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm(-)

11. Văn bản thỏa thuận sai sót hóa đơn điện tử có được lập dưới dạng giấy hay không?

Theo quy định, văn bản thỏa thuận sai sót hóa đơn điện tử phải có chữ ký điện tử của cả 2 bên và ghi rõ sai sót. Đây là điều đã được quy định tại Khoản 2, Điều 9, Thông tư 32/2011/TT-BTC do Bộ Tài chính ban hành.

Tuy nhiên, tại Công văn 3441/TCT-CS, Tổng cục Thuế cũng đã hướng dẫn rằng: Những trường hợp người mua không có chữ ký số, chữ ký điện tử thì 2 bên có thể lập văn bản thỏa thuận bằng giấy, ghi rõ sai sót và có chữ ký của cả 2 bên.

12. Hóa đơn điện tử có thể lập, xuất vào ngày nghỉ (cuối tuần, lễ, tết) hay không?

Khi sử dụng hóa đơn điện tử, hầu hết người dùng để thắc mắc rằng: Liệu những ngày nghỉ lễ, nếu có phát sinh giao dịch thì doanh nghiệp có thể lập, xuất hóa đơn điện tử hay không?

Thực tế, một ưu điểm vượt trội không thể phủ nhận của của hóa đơn điện tử so với hóa đơn giấy chính là có thể lập xuất ở bất cứ nơi đâu, bất cứ thời điểm nào kể cả những ngày nghỉ cuối tuần, nghỉ lễ tết.

Điều này không những tăng tính thuận tiện mà còn góp phần thúc đẩy hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp được thông suốt 24/7, nâng cao hiệu quả kinh doanh.

Hiện nay, Hóa đơn điện tử B-invoice được đánh giá là một trong những phần mềm hóa đơn điện tử hàng đầu tại Việt Nam.

Khi sử dụng, B-invoice mang đến cho doanh nghiệp rất nhiều tiện ích nổi bật:

• Lập, xuất hóa đơn mọi lúc, mọi nơi ngay cả trên smartphone.
• Tích hợp truyền nhận dữ liệu từ các hệ thống CRM, ERP, phần mềm kế toán và các phần mềm có sẵn tại doanh nghiệp.
• Giải pháp gửi SMS nhắc khách hàng thanh toán hóa đơn nhanh chóng, chính xác.
• Hỗ trợ doanh nghiệp tự thiết kế mẫu hóa đơn như chuyên gia.
• Dễ dàng tra cứu, quản lý tình hình sử dụng hóa đơn của doanh nghiệp.
• Bảo mật tối đa dữ liệu thông tin cho khách hàng nhờ áp dụng công nghệ  Blockchain tiên tiến vào hóa đơn điện tử.

Để được tư vấn hóa đơn điện tử B-invoice miễn phí, chi tiết cụ thể, Quý Khách có thể liên hệ

BAN KHÁCH HÀNG TỔ CHỨC VÀ DOANH NGHIỆP

Địa chỉ: 91 Trung Kính - Trung Hòa - Cầu Giấy - Hà Nội

Chi nhánh HCM: 205B Hoàng Hoa Thám - P6 - Quận Bình Thạnh - TP. HCM

Hotline: 0968154233 - Email: habt@bluesea.vn