Hóa đơn điện tử đầu ra hợp lệ, hợp pháp cần đáp ứng những điều kiện gì?

Hóa đơn điện tử đầu ra là gì? Hóa đơn điện tử đầu ra hợp lệ, hợp pháp cần đáp ứng những điều kiện gì? Xem ngay bài viết dưới đây để có được lời giải đáp chi tiết nhất.

1. Hóa đơn điện tử đầu ra là gì?

Hóa đơn điện tử đầu ra về bản chất cũng là một loại hóa đơn điện tử (HĐĐT) thể hiện ở dạng dữ liệu, được bên bán hàng hóa, dịch vụ tạo lập nhằm mục đích ghi nhận thông tin bán hàng hóa, dịch vụ, ký số, ký điện tử theo đúng quy định pháp luật bằng phương tiện điện tử.

Hóa đơn điện tử đầu ra sẽ bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

2. Quy định về đối với các hóa đơn điện tử đầu ra hợp lệ, hợp pháp

Hóa đơn điện tử đầu ra hợp lệ, hợp pháp được hiểu một cách đơn là các hóa đơn được tạo lập tuân thủ đầy đủ các điều kiện, quy định của pháp luật.

HĐĐT đầu ra hợp pháp phải đáp ứng đúng quy định pháp luật.

Căn cứ vào Điều 9, Nghị định số 119/2018/NĐ-CP, Các hóa đơn điện tử chỉ hợp lệ, hợp pháp khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện dưới đây:

2.1. HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế phải đáp ứng các nguyên tắc cơ bản

Theo Khoản 5, Điều 4, Nghị định 19/2018/NĐ-CP, Chính Phủ đã quy định các hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế đảm bảo nguyên tắc sau:

- Người dùng nhận biết được hóa đơn in từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế;

- HĐĐT không bắt buộc có chữ ký số;

- Khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng HĐĐT được khởi tạo từ máy tính tiền được xác định là khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp khi xác định nghĩa vụ thuế.

2.2. HĐĐT phải tuân thủ đầy đủ quy định về nội dung

Hóa đơn điện tử dù thuộc loại nào thì để đảm bảo tính hợp lệ, hợp pháp đều phải đáp ứng các yêu cầu nội dung như sau:

- Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn và số hóa đơn;

- Tên, địa chỉ và mã số thuế của bên bán;

- Tên, địa chỉ và mã số thuế của bên mua (nếu người mua có mã số thuế);

- Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng và tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng trong trường hợp là hóa đơn giá trị gia tăng;

- Tổng số tiền thanh toán;

- Chữ ký số và chữ ký điện tử của bên bán;

- Chữ ký số và chữ ký điện tử của bên mua (nếu có);

- Thời điểm lập hóa đơn điện tử;

- Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế;

- Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước và nội dung khác liên quan (nếu có).

Quy định về yêu cầu nội dung HĐĐT trên đã được Chính Phủ quy định rất rõ trong Khoản 1, Điều 6 của Nghị định 19/2018/NĐ-CP.

Bên cạnh đó, tại Khoản 2, Điều 6 của Nghị định này, Chính Phủ cũng đã quy định Bộ Tài chính sẽ có hướng dẫn cụ thể các trường hợp hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có đủ những nội dung quy định.

2.3. HĐĐT phải đáp ứng thời điểm lập hóa đơn

Một trong những điều kiện để đảm bảo hóa đơn điện tử hợp lệ, hợp pháp là phải tuân thủ đúng thời điểm lập hóa đơn điện tử.

Hóa đơn điện tử phải tuân thủ quy định thời điểm lập hóa đơn.

Tại Điều 7, Nghị định 19/2018/NĐ-CP, Chính Phủ đã quy định thời điểm lập hóa đơn điện tử như sau:

- Đối với hóa đơn bán hàng hóa, thời điểm lập hóa đơn điện tử là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

- Đối với cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn điện tử là lúc hoàn thành việc cung cấp dịch vụ hoặc thời điểm lập hóa đơn cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

- Đối với trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thì thời điểm lập HĐĐT là mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng.

Ngoài ra, Bộ Tài chính sẽ căn cứ quy định pháp luật về thuế GTGT, Luật quản lý thuế để hướng dẫn cụ thể thời điểm lập hóa đơn đối với các trường hợp đặc biệt khác.

>> Có thể bạn quan tâm: Báo giá hóa đơn điện tử

2.4. HĐĐT phải đúng định dạng quy định

Tại Điều 8, Chính Phủ khẳng định: Bộ Tài chính quy định cụ thể về định dạng chuẩn dữ liệu của hóa đơn điện tử sử dụng khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

Trong Thông tư 68 hướng dẫn một số nội dung về hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định số 119/2018/NĐ-CP, Bộ Tài chính đã quy định định dạng hóa đơn điện tử phải gồm hai thành phần là phần chứa dữ liệu nghiệp vụ hóa đơn điện tử và thành phần chứa dữ liệu chữ ký số. Riêng với HĐĐT có mã của cơ quan thuế thì định dạng HĐĐT sẽ có thêm thành phần thứ ba: phần chứa dữ liệu liên quan đến mã cơ quan thuế.

HĐĐT phải được hiển thị đầy đủ, chính xác các nội dung của hóa đơn nhằm đảm bảo không dẫn tới cách hiểu sai lệch để người mua có thể đọc được bằng các phương tiện điện tử.

Bên cạnh đó, Bộ Tài chính khẳng định Tổng cục Thuế sẽ xây dựng và công bố thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ HĐĐT, thành phần chứa dữ liệu chữ ký số và cung cấp các công cụ hiển thị các nội dung của HĐĐT theo quy định tại Thông tư số 68 này.

Trên đây, bài viết đã giúp bạn giải đáp hóa đơn điện tử đầu ra hợp lệ, hợp pháp cần đáp ứng những điều kiện gì?

Mọi thắc mắc hoặc muốn được tư vấn muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử B-invoice hoàn toàn miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:

CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ VÀ TRUYỀN THÔNG BIỂN XANH

Địa chỉ: 91 Trung Kính - Trung Hòa - Cầu Giấy - Hà Nội

Chi nhánh HCM: 205B Hoàng Hoa Thám - P6 - Quận Bình Thạnh - TP. HCM

Hotline: 0902211505 - Email: huyenvt@bluesea.vn