Doanh nghiệp có được sử dụng 2 mẫu hóa đơn điện tử song song?

Có thể sử dụng 2 mẫu hóa đơn điện tử song song được không? Cần lưu ý những gì khi sử dụng cùng lúc 2 mẫu hóa đơn điện tử? Nếu đây đang là vấn đề mà bạn quan tâm, đừng bỏ qua bài viết dưới đây từ Binvoice.

1. Sử dụng 2 mẫu hóa đơn điện tử song song có được không?

Theo hướng dẫn tại  khoản 1, Điều 4, Thông tư 78/2021/TT-BTC:

- Ký hiệu hóa đơn điện tử là nhóm 6 ký tự gồm cả chữ viết và chữ số thể hiện ký hiệu hóa đơn điện tử để phản ánh các thông tin về loại hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không mã, năm lập hóa đơn, loại hóa đơn điện tử được sử dụng. Sáu (06) ký tự này được quy định như sau:

- Ký tự đầu tiên là một (01) chữ cái được quy định là C hoặc K như sau: C thể hiện hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, K thể hiện hóa đơn điện tử không có mã;

- Hai ký tự tiếp theo là hai (02) chữ số Ả rập thể hiện năm lập hóa đơn điện tử được xác định theo 2 chữ số cuối của năm dương lịch. Ví dụ: Năm lập hóa đơn điện tử là năm 2022 thì thể hiện là số 22; năm lập hóa đơn điện tử là năm 2023 thì thể hiện là số 23;

- Một ký tự tiếp theo là một (01) chữ cái được quy định là T, D, L, M, N, B, G, H thể hiện loại hóa đơn điện tử được sử dụng, cụ thể:

+ Chữ T: Áp dụng đối với hóa đơn điện tử do các doanh nghiệp, tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh đăng ký sử dụng với cơ quan thuế;

+ Chữ D: Áp dụng đối với hóa đơn bán tài sản công và hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia hoặc hóa đơn điện tử đặc thù không nhất thiết phải có một số tiêu thức do các doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng;

+ Chữ L: Áp dụng đối với hóa đơn điện tử của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh;

+ Chữ M: Áp dụng đối với hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền;

+ Chữ N: Áp dụng đối với phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử;

+ Chữ B: Áp dụng đối với phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử;

+ Chữ G: Áp dụng đối với tem, vé, thẻ điện tử là hóa đơn giá trị gia tăng;

+ Chữ H: Áp dụng đối với tem, vé, thẻ điện tử là hóa đơn bán hàng.

- Hai ký tự cuối là chữ viết do người bán tự xác định căn cứ theo nhu cầu quản lý. Trường hợp người bán sử dụng nhiều mẫu hóa đơn điện tử trong cùng một loại hóa đơn thì sử dụng hai ký tự cuối nêu trên để phân biệt các mẫu hóa đơn khác nhau trong cùng một loại hóa đơn. Trường hợp không có nhu cầu quản lý thì để là YY;

- Tại bản thể hiện, ký hiệu hóa đơn điện tử và ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử được thể hiện ở phía trên bên phải của hóa đơn (hoặc ở vị trí dễ nhận biết);

Trong khi đó, khoản 2 của Điều 4 vừa nêu cũng có quy định về Hóa đơn do Cục Thuế đặt in như sau: Ký hiệu mẫu số hóa đơn do Cục Thuế đặt in là một nhóm gồm 11 ký tự thể hiện các thông tin về: tên loại hóa đơn, số liên, số thứ tự mẫu trong một loại hóa đơn (một loại hóa đơn có thể có nhiều mẫu).

Nhiều doanh nghiệp băn khoăn khi dùng cùng lúc nhiều mẫu HĐĐT.

Trong khi đó, theo quy định tại Khoản 2, Điều 1, Nghị định số 04/2014/NĐ-CP sửa đổi bổ sung Khoản 5, Điều 5, Nghị định số 51/2010/NĐ-CP, tổ chức kinh doanh có thể sử dụng đồng thời nhiều hình thức hóa đơn khác nhau.

Như vậy, căn cứ vào những quy định được nêu trên, có thể khẳng định doanh nghiệp, tổ chức hoàn toàn có thể sử dụng 2 mẫu hóa đơn điện tử song song. Tuy nhiên, lưu ý cần thực hiện thông báo phát hành hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

2. Thủ tục đăng ký sử dụng, thông báo phát hành HĐĐT theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP

Việc sử dụng cùng lúc nhiều mẫu hóa đơn điện tử là được phép song cần đảm bảo đáp ứng đúng thủ tục đăng ký sử dụng, thông báo phát hành hóa đơn điện tử được hướng dẫn tại Điều 15, Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Lưu ý, chỉ áp dụng đối với các doanh nghiệp đang sử dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 và Nghị định 123.

2.1. Hồ sơ đăng ký

Về hồ sơ đăng ký sử dụng HĐĐT, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh cần dùng Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT, Phụ lục IA (ban hành kèm theo Nghị định).

- Trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế không phải trả tiền dịch vụ:

Đăng ký qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử được Tổng cục Thuế ủy thác cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế gửi thông báo điện tử về việc tiếp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.

- Trường hợp tổ chức kết nối chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử theo hình thức gửi trực tiếp đến cơ quan thuế:

Đăng ký thông qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.

Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế gửi thông báo điện tử trực tiếp theo Mẫu số 01/TB-TNĐT Phụ lục IB về việc tiếp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh qua địa chỉ thư điện tử đã đăng ký với cơ quan thuế trực tiếp tại Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.

2.2. Thời hạn giải quyết hồ sơ

Về thời hạn giải quyết hồ sơ, trong vòng 01 ngày làm việc kể từ khi nhận được đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, cơ quan thuế sẽ gửi lại thông báo điện tử bằng Mẫu số 01/TB-ĐKĐT Phụ lục IB ban hành kèm theo Nghị định này qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử hoặc gửi trực tiếp đến doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.

Trường hợp doanh nghiệp, tổ chức đăng ký chuyển dữ liệu trực tiếp đến cơ quan thuế: thời hạn sẽ là 05 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan thuế gửi Mẫu số 01/TB-TNĐT Phụ lục IB nếu được chấp thuận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử nhưng chưa phối hợp với Tổng cục Thuế về cấu hình hạ tầng kỹ thuật thì chậm nhất trong thời gian.

Lưu ý, doanh nghiệp, tổ chức cần chuẩn bị đủ điều kiện hạ tầng kỹ thuật và thông báo cho Tổng cục Thuế để phối hợp kết nối.

Để được tư vấn miễn phí về phần mềm hóa đơn điện tử Binvoice, vui lòng để lại liên hệ: