Cách xuất hóa đơn điện tử cho công trình xây dựng

Xây dựng là một trong những ngành nghề gây nhiều khó khăn nhất cho kế toán viên. Đặc thù của ngành xây dựng là làm việc theo tiến độ công việc và bàn giao từng hạng mục công trình. Do đó, cách viết hóa đơn cho ngành này có nhiều điểm khác biệt mà bạn cần lưu ý. Nếu chưa biết cách xuất hóa đơn điện tử cho công trình xây dựng như thế nào theo quy định mới nhất năm 2021 thì theo dõi ngay bài viết dưới đây của B-invoice nhé!

1. Thời điểm xuất hóa đơn điện tử cho công trình xây dựng

Hiện nay, việc xây dựng các công trình thường được tiến hành như sau:

• Nhà thầu chính sẽ nhận thầu trọn gói, sau đó sẽ chia thành việc nhỏ để giao cho nhà thầu phụ
• Nhà thầu chính sẽ thanh toán cho thầu phụ sau khi thầu phụ hoàn thành hạng mục công trình.

Tuy nhiên, sẽ xảy ra tình trạng: Thanh toán công trình đã về tài khoản của nhà thầu phụ, nhưng chưa được nghiệm thu và xuất hóa đơn do chủ đầu tư chưa xác nhận. Điều này sẽ dẫn đến một số rủi ro về hạch toán thuế.

Bởi, theo quy định tại Khoản 2, Điều 16, Thông tư 39/2014/TT-BTC, thời điểm xuất hóa đơn điện tử cho công trình xây dựng cụ thể như sau:

Doanh nghiệp cần lưu ý thời điểm xuất hóa đơn cho công trình xây dựng.

Ngày xuất hóa đơn với ngành xây dựng, lắp đặt là thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình hoặc hạng mục công trình, khối lượng xây dựng, lắp đặt hoàn thành, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa. Trong đó:

• Trong trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao theo từng hạng mục, công trình thì mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng.
• Trong trường hợp tổ chức kinh doanh bất động sản, xây dựng cơ sở hạ tầng, xây dựng nhà để bán, chuyển nhượng có thực hiện thu tiền theo tiến độ thực hiện dự án hoặc tiến độ thu tiền ghi trong hợp đồng thì ngày lập hóa đơn chính là ngày thu tiền.

Như vậy, pháp luật đã quy định rõ: Khi có biên bản nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục hoặc từng hạng mục là phải tiến hành lập hóa đơn. Các khoản tạm ứng trước thì chưa phải lập hóa đơn.

Trong trường hợp thu tiền theo tiến độ: kinh doanh bất động sản, xây dựng cơ sở hạ tầng, xây nhà để bán, hoặc chuyển nhượng thì ngày thu tiền là phải lập hóa đơn.

2. Hướng dẫn cách xuất hóa đơn điện tử cho công trình xây dựng

Đối với ngành xây dựng, kế toán viên cần chú ý xuất hóa đơn điện tử theo từng loại công trình khác nhau. Ở đây, đề cập đến 2 loại công trình: Công trình xây dựng cuốn chiếu và công trình xây dựng đại cục.

2.1. Xuất hóa đơn cho công trình xây dựng cuốn chiếu:

Công trình xây dựng cuốn chiếu (công trình phân đoạn, công trình nghiệm thu theo giai đoạn)  là làm đến đâu, nghiệm thu đến đó. Do vậy, sau khi đã hoàn thành phân đoạn nào thì sẽ nghiệm thu và xuất hóa đơn luôn.

Chẳng hạn, một công trình xây dựng nhà máy sản xuất sữa được chia làm 03 giai đoạn, cách xuất hóa đơn cho từng giai đoạn như sau:

• Giai đoạn 1: Xây móng:  Sau khi đã hoàn thành xây móng công trình, đơn vị nghiệm thu sẽ lập ra biên bản nghiệm thu giai đoạn 1, cùng các giấy tờ như: Biên bản xác nhận khối lượng giai đoạn 1, bảng quyết toán khối lượng giai đoạn 1. Từ đó, đơn vị nghiệm thu sẽ lập và xuất hóa đơn cho giai đoạn này.
• Giai đoạn 2: Xây thô công trình: Tương tự như giai đoạn 1, đơn vị nghiệm thu cũng cần chuẩn bị các giấy tờ sau: Biên bản nghiệm thu giai đoạn 2, biên bản xác nhận khối lượng công trình giai đoạn 2, bảng quyết toán khối lượng giai đoạn 2. Từ đó, tiến hành tạo lập và xuất hóa đơn giai đoạn 2.
• Giai đoạn 3: Hoàn thành công trình: Sau khi đã hoàn thành toàn bộ công trình, đơn vị nghiệm thu tổng kết các giai đoạn trước đó, lập biên bản tổng hợp: Biên bản nghiệm thu khi hoàn thành công trình được đưa vào sử dụng, biên bản xác nhận khối lượng hoàn thành, bảng quyết toán khối lượng công trình. Từ đó, xuất hóa đơn VAT cho phần còn lại và thanh toán hợp đồng.

Lưu ý: Trong quá trình xây dựng, nếu chủ đầu tư có tạm ứng, muốn hợp thức hóa tiền tạm ứng cho các hóa đơn đã xuất thì đơn vị nghiệm thu cần lập thêm biên bản nghiệm thu và các chứng từ cần thiết để đảm bảo tuân thủ theo đúng quy định của pháp luật hiện hành.

2.2. Công trình xây dựng hoàn thành đại cục:

Công trình xây dựng đại cục là bên thi công phải xây dựng hết các hạng mục thì mới tiến hành nghiệm thu và thanh toán công trình.

Với loại công trình này, chỉ cần xuất hóa đơn một lần duy nhất vào thời điểm bàn giao công trình. Khi kết thúc công trình, đơn vị nghiệm thu cần chuẩn bị các giấy tờ sau:

• Biên bản nghiệm thu hoàn thành công trình đã đưa vào sử dụng
• Biên bản xác nhận khối lượng hoàn thành công việc
• Bảng quyết toán khối lượng công trình

Từ đó, đơn vị nghiệm thu tiến hành lập và xuất hóa đơn giá trị gia tăng để thanh toán hợp đồng cho bên chủ thầu thi công.

Trên đây là một số quy định về cách xuất hóa đơn và thời điểm xuất hóa đơn điện tử cho công trình xây dựng mà kế toán viên cần lưu ý. Do tính chất ngành xây dựng khá đặc thù, nên kế toán cần lưu ý để thực hiện nghiệp vụ hóa đơn theo đúng quy định của pháp luật.