Cách xác định hóa đơn điện tử thật hay giả

Tình trạng hóa đơn điện tử giả không còn quá hiếm trên thị trường hiện nay. Đã có nhiều người gặp phải tình huống dở khóc dở cười này. Nhiều trường hợp các kế toán sau khi nhận file PDF hóa đơn điện tử băn khoăn không biết thật giả. Để xác thực được tính hợp pháp của hóa đơn bắt buộc doanh nghiệp phải tiến hành tra cứu hóa đơn điện tử. Vậy, cách tra cứu hóa đơn diễn ra như thế nào? Các bước thực hiện ra sao? Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu trong bài viết dưới đây.

Lúng túng trong xác định hóa đơn điện tử thật/giả

Trong nhiều trường hợp, cá nhân/tổ chức/ doanh nghiệp có thể gặp phải những tình huống lúng túng trong việc xác định file hóa đơn điện tử nhận được là hợp lệ hợp hay không. Phản xạ của doanh nghiệp khi nhận hoá đơn của hàng chục nhà cung cấp thường là tải về lưu trữ, chưa có công cụ nào kiểm tra liệu hóa đơn đó là thật hay giả. Doanh nghiệp nhận hoá đơn xong mới nhận được thông tin bán có vấn đề, hóa đơn có nguy cơ bị hủy và không được khấu trừ thuế. Không chỉ vậy, doanh nghiệp còn có thể bị cơ quan thuế “soi” là tiếp tay với đối tượng mua bán hóa đơn, làm ăn bất hợp pháp.

Hóa đơn điện tử là file pdf nhận về đã đủ điều kiện hợp pháp?

Hiện nay, có nhiều người nghĩ rằng file PDF được người bán gửi đến email cho người mua là hóa đơn điện tử và có thể sử dụng chúng để khai thuế và lưu trữ. Tuy nhiên, hóa đơn điện tử file PDF không có giá trị pháp lý mà chỉ là bản thể hiện thông tin. File PDF đó phải đi kèm theo file chứa dữ liệu về hóa đơn, tức là file XML. File này đủ điều kiện được xem là một hóa đơn điện tử khi thể hiện đầy đủ các thông tin bao gồm: đơn vị bán hàng, tên công ty, mã số thuế, doanh thu.

Theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP bắt đầu có hiệu lực ngày 1/11/2018, nói rõ về các loại Hóa đơn điện tử bao gồm các loại sau:

Hóa đơn giá trị gia tăng là hóa đơn áp dụng đối với người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thực hiện khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ. Hóa đơn giá trị gia tăng trong trường hợp này bao gồm cả hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
Hóa đơn bán hàng là hóa đơn áp dụng đối với người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thực hiện khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp. Hóa đơn bán hàng trong trường hợp này bao gồm cả hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
Các loại hóa đơn khác, gồm: Tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khác nhưng có nội dung quy định tại Điều 6 Nghị định này.
Hóa đơn điện tử quy định tại khoản 1, khoản 2, khoản 3 Điều này phải theo định dạng chuẩn dữ liệu do Bộ Tài chính quy định.

Điều 9 Nghị định 119/2018/NĐ-CP cũng nêu rõ:

Hóa đơn điện tử hợp pháp khi đáp ứng đủ đáp ứng quy định tại khoản 5 Điều 4, các Điều 6, 7, 8 Nghị định này: Hóa đơn điện tử bảo đảm tính toàn vẹn của thông tin.
Hóa đơn điện tử không hợp pháp khi không đáp ứng quy định tại khoản 1 Điều này hoặc thuộc trường hợp quy định tại khoản 9, khoản 10 Điều 3 Nghị định này.

Như vậy, điều đầu tiên, doanh nghiệp có thể nhận biết ngay “đặc điểm” để nhận biết hóa đơn xác thực là thật thông qua việc kiểm tra sơ bộ ngay các thông tin cơ bản của hóa đơn bằng dấu hiệu nhận biết. Một hóa đơn xác thực thật sẽ tuân thủ 3 nguyên tắc. Thứ nhất, có số hóa đơn xác thực (là dãy 15 chữ số). Hai là phải có mã xác thực(gồm dãy 64 ký tự). Và cuối cùng là có mã QR code (mã hình vuông, thường nằm ở phía trên của hóa đơn).

Tiếp theo đó, để có được đủ căn cứ để hóa đơn thật hay giả, doanh nghiệp có thể kiểm tra qua một trong hai công cụ sau:

Công cụ online xác định hóa đơn thật đã sẵn sàng trên website Tổng Cục Thuế http://www.tracuuhoadon.gdt.gov.vn

Hiện có rất nhiều nhà cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử khác nhau với những giải pháp và thiết kế chuẩn hóa đơn điện tử khác nhau. Điều này có nghĩa là nếu một doanh nghiệp giao dịch với hàng trăm đối tác và mỗi đối tác lại sử dụng giải pháp của một nhà cung cấp khác nhau thì có phần mềm nào đọc được tất cả chuẩn này.

Trước đây, người dùng sẽ kiểm tra thông tin hóa đơn giấy hay điện tử trên trang tra cứu của ngành thuế như mã số thuế người bán, mẫu số, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn… Kết quả hiển thị những thông tin người nộp thuế đang hoạt động, đã được cấp giấy chứng nhận đăng ký thuế và thuộc Chi cục Thuế nào quản lý … Cập nhật mới nhất hiện nay, Cục Thuế đang làm việc với các nhà cung cấp cho các doanh nghiệp sử dụng một phần mềm kiểm tra tính pháp lý của hóa đơn điện tử. Phần mềm này sẽ kiểm tra được hóa đơn điện tử có hợp pháp, có phải là hóa đơn giả hay không để tránh rủi ro cho doanh nghiệp.

Đầu tiên, doanh nghiệp truy cập vào website của Tổng cục Thuế tại http://www.tracuuhoadon.gdt.gov.vn.

tra-cuu-hoa-don-that-gia

Hoặc có thể truy cập đường link trực tiếp là https://hotrohienthihddt.gdt.gov.vn/ . Sau đó, tại màn hình hỗ trợ đọc XML, người sử dụng nhấn nút “chọn file XML” để upload file từ folder đã lưu trữ. Kết quả trả về từ hệ thống sẽ hiển thị: nội dung hóa đơn, thông tin chữ ký số, thông tin đối tượng nộp thuế và thông tin liên quan đến hóa đơn

Với trường hợp Hóa đơn có mã xác thực, cũng trên website Thuế, ta chọn Mục Hóa đơn có mã xác thực, sau đó chọn xác minh hóa đơn:

tra-cuu-hoa-don-that-gia

Sau đó, ta chọn vào “Hóa đơn có mã xác thực” như hình bên dưới

tra-cuu-hoa-don-that-gia

Sau khi nhập đầy đủ thông tin được yêu cầu và nhấn nút “Tra cứu”, người dùng sẽ nhận được thông tin trạng thái của hóa đơn trên kết quả mà website Thuế trả về.

Trường hợp 1. Hóa đơn có giá trị pháp lý được sử dụng để kê khai nộp thuế.

tra-cuu-hoa-don-that-gia

Kết quả xác thực hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý

Là hóa đơn có kết quả tra cứu thuộc một trong các trường hợp sau:
Trạng thái hóa đơn: Hóa đơn gốc có giá trị có giá trị sử dụng và không thay đổi.
Trạng thái hóa đơn: Là Hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn xác thực số xxxxxxxxx
Trạng thái hóa đơn: Là hóa đơn thay thế cho hóa đơn xác thực số xxxxxxxxx
Trạng thái hóa đơn: Là hóa đơn bị điều chỉnh bởi hóa đơn xác thực số xxxxxxxxx

Trường hợp 2. Hóa đơn không có giá trị pháp lý do đã bị xóa bỏ, không được sử dụng để kê khai nộp thuế

Là hóa đơn có kết quả trả cứu thuộc một trong các trường hợp sau:
Trạng thái hóa đơn: Hóa đơn đã bị thay thế bởi hóa đơn xác thực số xxxxxxxxxxxx ngày…
Trạng thái hóa đơn: Hóa đơn bị xóa bỏ bới hóa đơn xác thực số xxxxxxxxxxxx ngày…/…/,..
Trạng thái hóa đơn : Là hóa đơn xóa bỏ cho hóa đơn xác thực số xxxxxxxxxxxx

Hóa đơn của người mua thuộc một trong các trạng thái của trường họp 2 là do người bán thực hiện thay thế hoặc xóa bỏ hóa đơn cũ. Theo quy định hiện hành, trước khi người bán thực hiện thay thế hoặc xóa bỏ hóa đơn. phải có biên bản thỏa thuận với người mua. Nếu người mua không được người bán thông báo trước, người mua có quyền yêu cầu người bán giải thích và cung cấp thông tin.

Trường hợp 3: Hóa đơn không tồn tại

Nếu hóa đơn không tồn tại, website sẽ trả lời lại ngay trên màn hình như hình ảnh

tra-cuu-hoa-don-that-gia