Cách nhận biết hóa đơn điện tử đầu vào hợp lệ và một số lưu ý khi sử dụng

Làm sao để nhận biết một hóa đơn điện tử đầu vào hợp lệ là vấn đề khiến nhiều kế toán phải đau đầu, đặc biệt với các doanh nghiệp mới chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử. Bài viết dưới đây của B-invoice sẽ giúp Quý doanh nghiệp nhận biết hóa đơn điện tử đầu vào hợp lệ, cũng như một số lưu ý khi sử dụng hóa đơn.

1. Hóa đơn điện tử đầu vào hợp lệ là gì?

Hóa đơn điện tử (HĐĐT) đầu vào là một loại HĐĐT thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử, được bên bán hàng hóa, dịch vụ tạo lập. Mục đích của HĐĐT đầu vào nhằm ghi nhận thông tin mua hàng hóa, dịch vụ, ký số, ký điện tử theo quy định của pháp luật bằng phương tiện điện tử.

HĐĐT đầu vào hợp lệ là hóa đơn được tạo lập khi tuân thủ đầy đủ quy định của pháp luật. Cụ thể, những quy định đó là gì? Cùng tìm hiểu ngay trong phần 2 dưới đây.

2. Cách nhận biết hóa đơn điện tử đầu vào hợp lệ

Khoản 3, Điều 3, Thông tư 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài Chính nêu rõ: HĐĐT có giá trị pháp lý khi thỏa mãn đồng thời các điều kiện sau:

- Đảm bảo tin cậy về tính vẹn toàn của thông tin trong HĐĐT, từ khi thông tin được tạo ra ở dạng cuối cùng là HĐĐT. Tính toàn vẹn tức là thông tin đầy đủ, chưa bị thay đổi (ngoài việc thay đổi hình thức phát sinh trong quá trình trao đổi, lưu trữ hoặc hiển thị HĐĐT).

- Thông tin trong HĐĐT có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết.

Giống như hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử đầu vào hợp lệ phải có các chỉ tiêu cơ bản như sau:

- Thông tin hóa đơn: Mẫu số, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, STT hóa đơn.

- Thông tin người bán: Tên công ty, địa chỉ, MST.

- Thông tin người mua: Tên công ty, địa chỉ, MST.

Nội dung hàng hoá dịch vụ:

Trên hóa đơn điện tử đầu vào hợp lệ, nội dung hàng hóa, dịch vụ cần đảm bảo các thông tin sau:

- STT, tên hàng hóa dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền.

- Cộng tiền hàng, thuế suất, tiền thuế, tổng  tiền thanh toán.

- Tiền hàng bằng chữ.

- Người  mua hàng, người bán hàng.

- Ký và đóng dấu của người bán hàng.

Các chỉ tiêu cần thiết của hóa đơn điện tử đầu vào hợp lệ

Chỉ tiêu đánh giá HĐĐT đầu vào hợp lệ so với hóa đơn giấy có nhiều điểm khác biệt. Cụ thể: Thông tư 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài Chính quy định, ngoài những thông tin cơ bản như hóa đơn giấy, HĐĐT hợp lệ cần có thêm các chỉ tiêu như sau:

- Bản thể hiện hóa đơn điện tử.

- Hóa đơn điện tử không có liên.

- Ký hiệu số Serial

- Chữ ký điện tử

- Mẫu hoá đơn điện tử hợp pháp, hợp lý, hợp lệ.

- Hóa đơn điện tử có định dạng XML có tính chất pháp lý khi toàn vẹn không bị sửa đổi và kèm theo bản thể hiện định dạng PDF.

Hóa đơn điện tử đầu vào hợp lệ cần đáp ứng những tiêu chí nào?

Một số lưu ý về nội dung của hóa đơn điện tử đầu vào hợp lệ:

- Được thể hiện bằng tiếng Việt có dấu, đúng chính tả. Trong trường hợp cần thêm chữ nước ngoài, thì chữ nước ngoài được đặt bên phải, trong dấu ( ), hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt, và cỡ chữ nhỏ hơn chữ tiếng Việt. 

- Khởi tạo, phát hành hóa đơn không bắt buộc phải có chữ ký điện tử của người mua, dấu của người bán trong các trường hợp sau: hóa đơn nước, hóa đơn điện, hóa đơn dịch vụ viễn thông, hóa đơn dịch vụ ngân hàng đáp ứng đủ điều kiện tự in.

Thời điểm lập hóa đơn điện tử hợp lệ

Sau khi nhận hóa đơn điện tử, kế toán cần kiểm tra xem thời điểm lập hóa đơn đã hợp lệ, hợp pháp chưa. Thời điểm lập hóa đơn điện tử cần tuân theo các nguyên tắc của pháp luật quy định. Cụ thể như sau:

- Hóa đơn bán hàng hóa: Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm chuyển giao quyền sử dụng, quyền sở hữu hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa.

- Hóa đơn cung cấp dịch vụ: Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, hoặc thời điểm lập hóa đơn cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa

- Trường hợp giao hàng thành nhiều lần, hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ, thì mỗi lần bàn giao đều phải lập hóa đơn theo khối lượng hàng hóa, dịch vụ tương ứng.

3. Lưu ý cơ bản khi sử dụng hóa đơn đầu vào hợp lệ

Sau khi đã nhận biết được một hóa đơn điện tử đầu vào có hợp lệ hay không, kế toán cũng cần lưu ý một số vấn đề khi thực hiện các nghiệp vụ liên quan.

- HĐĐT đầu vào từ 20 triệu trở lên: Để được khấu trừ thuế giá trị gia tăng, kế toán bắt buộc thực hiện thanh toán chuyển khoản qua ngân hàng. Trong trường hợp tổng hoá đơn mua từ cùng 1 nhà cung cấp trong cùng 1 ngày từ 20 triệu trở lên cũng phải thanh toán qua chuyển khoản ngân hàng.

- Thời điểm thanh toán: Đến hạn thanh toán theo hợp đồng, nếu người mua chưa trả tiền thì thực hiện kê khai thuế như bình thường. Tuy nhiên, nếu đến hạn quyết toán mà chưa thanh toán thì khoản này sẽ bị loại trừ.

- Hóa đơn thanh toán nhiều lần: Nếu thanh toán nhiều lần đối với một hóa đơn thì tất cả các lần đó phải thực hiện chuyển khoản qua tài khoản ngân hàng (bao gồm cả lần đặt cọc đầu tiên).

- Với HĐĐT đầu vào mua bán tài sản cố định: Nếu là ô tô chở người từ 9 chỗ trở xuống, giá trị trên 1,6 tỷ đồng thì sẽ không được khấu trừ thuế giá trị gia tăng; trừ trường hợp sử dụng tài sản đó để phục vụ cho mục đích vận tải.

- HĐĐT đầu vào kê khai từ năm trước, năm sau mới hạch toán: Không được khấu trừ thuế GTGT.

- HĐĐT đầu vào của dự án: Nếu thuế giá trị gia tăng của dự án đến thời điểm quyết toán bị hủy thì sẽ không được khấu trừ số tiền thuế giá trị gia tăng đó.

Trên đây là cách nhận biết hóa đơn điện tử đầu vào hợp lệ một cách đơn giản nhất. Khi tiếp nhận hóa đơn đầu vào, kế toán cần kiểm tra kỹ càng để đảm bảo tính pháp lý của hóa đơn.