Cách lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào hiệu quả dành cho Kế toán

Cách lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào hiện tại của bạn đã thật sự tối ưu? Hiện nay trên thị trường có những cách lưu trữ – quản lý hóa đơn điện tử đầu vào nào?

Hóa đơn điện tử là một trong những chứng từ gắn liền với công việc hàng ngày của kế toán. Trong đó việc quản lý – lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào đóng vai trò quan trọng làm căn cứ hạch toán khoản phát sinh được khấu trừ thuế GTGT của doanh nghiệp. Vậy kế toán có đang lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào hiệu quả, tiết kiệm thời gian nhập tay, tra cứu dễ dàng, quản lý trên một đầu mối duy nhất. Theo dõi ngay bài viết dưới đây.

Hóa đơn điện tử đầu vào là gì?

Hóa đơn điện tử đầu vào là một hình thái của hóa đơn đầu vào. Theo quy định của tổng cục thuế ban hành Nghị định 123/2020/NĐ-CP tất cả doanh nghiệp buộc phải chuyển đổi sử dụng hóa đơn điện tử trước ngày 1/7/20222. Điều đó đồng nghĩa với việc hóa đơn đầu vào cũng được chuyển đổi dưới dạng điện tử.

Quy định về cách lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào

Tại Điều 11, Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định việc lưu trữ hóa đơn điện tử cần tuân thủ các quy định sau:

• Hóa đơn điện tử phải được bảo quản, lưu trữ bằng phương tiện điện tử
• Các cơ quan, tổ chức, cá nhân được quyền lựa chọn, áp dụng hình thức bảo quản, lưu trữ HĐĐT phù hợp với đặc thù kinh doanh và khả năng công nghệ của mình.
• Việc lưu trữ hóa đơn điện tử đáp ứng tối thiểu 3 yêu cầu sau:

• Tính an toàn bảo mật, toàn vẹn, đầy đủ. Thông tin hóa đơn tuyệt đối không bị thay đổi, sai lệch trong suốt thời gian lưu trữ;
• Lưu trữ HĐĐT theo đúng và đủ thời hạn theo quy định của pháp luật về kế toán;
• HĐĐT được in ra giấy hoặc tra cứu được khi có yêu cầu.

• HĐĐT đã hết thời hạn lưu trữ theo quy định, nếu không có quy định khác của cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì được phép tiêu hủy.

Các cách lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào phổ biến nhất hiện nay

Cách 1: Tạo email mới chỉ dùng để lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào

Không ít kế toán sử dụng các tạo một email riêng để nhận hóa đơn điện tử đầu vào khi có phát sinh mua hàng để tránh bị trôi thông tin khi sử dụng email chung của công ty. Cách này có những ưu, nhược điểm như thế nào?

Cách 2: Nhận hóa đơn điện tử đầu vào qua email sau đó in giấy để lưu trữ

Hầu hết kế toán đã quen với mô hình làm việc thủ công với hóa đơn giấy khi tiếp cận với hóa đơn đầu vào điện tử sẽ chọn cách in giấy chứng từ để lưu trữ thủ công như thói quen.

Cách 3:  Lưu hóa đơn điện tử đầu vào trên một Folder trên máy tính hoặc Drive

Cách lưu trữ thủ công nhưng có thể tiết kiệm chi phí in ấn, chi phí lưu trữ đó là lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào trên một Folder trên máy tính hoặc tạo Folder trên Google Drive. Vậy cách lưu trữ này có những ưu, nhược điểm như thế nào?

Cách 4: Lưu trữ hóa đơn đầu vào trên bảng kê excel

Một cách quản lý hóa đơn điện tử đầu vào kế toán thường dùng đó là quản lý bằng bảng tính excel. Sau khi nhận hóa đơn đầu vào qua email kế toán thực hiện nhập liệu thủ công lên bảng tính excel để theo dõi và gắn đường link mã tra cứu đến hòm thư.

Cách 5: Sử dụng phần mềm quản lý – lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào

Cách cuối cùng cũng là cách hiệu quả nhất đó là sử dụng phần mềm quản lý hóa đơn điện tử đầu vào. Với cách này, người dùng có thể dễ dàng quản lý và lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào. Cụ thể:

• Khởi tạo Email để nhận hóa đơn điện tử đầu vào trên phần mềm
• Tự động kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của hóa đơn đầu vào nhận được
• Tự động cập nhật thông tin lên phần mềm kế toán 

Qua đó, kế toán có thể tiết kiệm 80% thời gian nhập liệu thủ công và tra cứu thủ công. Tuy nhiên, với cách này kế toán cần lựa chọn phần mềm phù hợp để mang lại hiệu quả cao nhất.

Hãy liên hệ với B-Invoice để được tư vấn và hỗ trợ tốt nhất về dịch vụ hóa đơn điện tử An toàn

CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ VÀ TRUYỀN THÔNG BIỂN XANH

Địa chỉ: 91 Trung Kính - Trung Hòa - Cầu Giấy - Hà Nội

Chi nhánh HCM: 205B Hoàng Hoa Thám - P6 - Quận Bình Thạnh - TP. HCM

Hotline: 0902211505 - Email: huyenvt@bluesea.vn

(nguồn internet)