Cách bảo quản, lưu trữ, tiêu hủy hóa đơn điện tử đúng cách

Sau khi phát hành, hóa đơn điện tử cần được lưu trữ, bảo quản đúng cách. Bên cạnh đó, nếu hóa đơn điện tử không còn giá trị sử dụng và tra cứu, doanh nghiệp được phép tiêu hủy hóa đơn điện tử theo quy định.

Lưu trữ hóa đơn điện tử là hình thức sao lưu toàn bộ các dữ liệu hóa đơn vào các thiết bị lưu trữ (như đĩa CD, USB, DVD…) hay lưu trữ trực tuyến. Quá trình này cũng là cách để doanh nghiệp bảo vệ dữ liệu, bảo quản tính toàn vẹn của hóa đơn điện tử.

Người bán, người mua hàng hoá, dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử để ghi sổ kế toán, lập báo cáo tài chính phải lưu trữ hóa đơn điện tử trong một thời gian nhất định theo luật kế toán (đối với bên bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ là 10 năm). Nếu bên bán hay bên mua sử dụng hóa đơn điện tử thông qua tổ chức trung gian cung cấp thì tổ chức này cũng phải thực hiện lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn nêu trên.

Khái niệm về bảo quản, lưu trữ, tiêu hủy hóa đơn điện tử VNPT

Hủy hóa đơn điện tử là thực hiện xóa bỏ dữ liệu hóa đơn trên các thiết bị hay dịch vụ lưu trữ trực tuyến. Đối với trường hợp hóa đơn điện tử đã quá hạn và không còn giá trị sử dụng để kê khai, quyết toán thì doanh nghiệp được phép tự tiêu hủy theo Luật Kế toán, bởi điều này không ảnh hưởng đến các hóa đơn còn thời hạn lưu trữ.

Quy định về bảo quản, lưu trữ và tiêu hủy hóa đơn điện tử

Quy định về cách bảo quản, lưu trữ, tiêu hủy hóa đơn điện tử được nêu rõ tại Điều 11 Nghị định 119/2018/NĐ-CP. Nội dung cụ thể như sau:

1. Hóa đơn điện tử được bảo quản, lưu trữ bằng phương tiện điện tử.

2. Cơ quan, tổ chức, cá nhân được quyền lựa chọn và áp d ụng hình thức bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử phù hợp với đặc thù hoạt động và khả năng ứng dụng công nghệ của mình.

3. Lưu trữ hóa đơn điện tử phải đảm bảo:

a) Tính an toàn bảo mật, toàn vẹn, đầy đủ, không bị thay đổi, sai lệch trong suốt thời gian lưu trữ;

b) Lưu trữ đúng và đủ thời hạn theo quy định của pháp luật kế toán;

c) In được ra giấy hoặc tra cứu được khi có yêu cầu.

4. Hóa đơn điện tử đã hết thời hạn lưu trữ theo quy định của pháp luật kế toán, nếu không có quy định khác của cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì được tiêu hủy. Việc tiêu hủy hóa đơn điện tử không được làm ảnh hưởng đến tính toàn vẹn của các thông điệp dữ liệu hóa đơn chưa được tiêu hủy và hoạt động bình thường của hệ thống thông tin.

Doanh nghiệp cần đảm bảo hóa đơn điện tử đáp ứng đầy đủ các điều kiện:

• Nội dung của hoá đơn điện tử có thể truy cập và sử dụng được để tham chiếu khi cần thiết;

• Nội dung của hoá đơn điện tử được lưu trữ trong chính khuôn dạng mà nó được khởi tạo, gửi, nhận hoặc trong khuôn dạng cho phép thể hiện chính xác nội dung Hoá đơn điện tử đó;

• Hoá đơn điện tử được lưu trữ theo một cách thức nhất định cho phép xác định nguồn gốc khởi tạo, nơi đến, ngày giờ gửi hoặc nhận hoá đơn điện tử.

Trước khi thực hiện xóa, hủy bỏ hóa đơn, doanh nghiệp cần tiến hành lọc, rà soát lại thông tin trong hóa đơn để tránh hủy nhầm các loại hóa đơn chưa đến hạn, có nội dung quan trọng hoặc bỏ sót lại những hóa đơn cần hủy trong file. Ngoài ra khi tiến hành hủy hóa đơn doanh nghiệp hoặc khách hàng của doanh nghiệp cần lưu ý không được phép cung cấp các thông tin liên quan đến hóa đơn trước khi tiêu hủy cho bên thứ ba nhằm tránh rò rỉ thông tin và những rủi ro có thể gặp phải.

Thời gian qua, VNPT đã thực hiện các chương trình đẩy mạnh tuyên truyền về những lợi ích mà Hóa Đơn Điện Tử mang lại và nhận được sự ủng hộ của khá nhiều doanh nghiệp trong cả nước. 

Để được tư vấn hóa đơn điện tử VNPT Và nhận báo giá hóa đơn điệntử VNPT miễn phí, chi tiết cụ thể, Quý Khách có thể liên hệ