5 tiêu chí chọn nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử

Trước thời hạn bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử năm 2020, các doanh nghiệp đang gấp rút lựa chọn nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử. Tuy nhiên, không thể vì gấp mà xem nhẹ việc này bởi nó ảnh hưởng trực tiếp đến thành công của cả quá trình phía sau.

Tiêu chí cần cân nhắc khi chọn nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử

Với một phần mềm cần sử dụng hàng ngày, thậm chí hàng giờ và trong thời gian dài như hóa đơn điện tử, doanh nghiệp nên đặt ra cho mình những tiêu chí cụ thể để đánh giá các đơn vị, các nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử, trước khi đưa ra lựa chọn cuối cùng.

Doanh nghiệp còn nhiều băn khoăn khi lựa chọn nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử

Dù bộ tiêu chí có khác nhau, các doanh nghiệp vẫn nên đặc biệt chú ý đến những yếu tố cốt lõi dưới đây:

1. Uy tín của nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử

Lịch sử hình thành, thương hiệu, quy mô, lĩnh vực thế mạnh … có thể giúp doanh nghiệp phần nào đánh giá được mức độ tin cậy của nhà cung cấp phần mềm.

Hóa đơn điện tử là một lĩnh vực đặc thù. Để xây dựng nên một phần mềm tốt, nhà cung cấp không chỉ cần có năng lực công nghệ mà còn phải có hiểu biết về nghiệp vụ kế toán, nghiệp vụ chuyên biệt trong ngành nghề của khách hàng. Những điều đó không phải có được trong một sớm một chiều mà đòi hỏi cả một quá trình tích lũy lâu dài. Bởi vậy, nếu lựa chọn một đơn vị cung ứng mới thành lập hay hoạt động được một vài năm, mức độ rủi ro sẽ cao hơn những nhà cung ứng đã khẳng định được tên tuổi.

2. Chất lượng phần mềm của đơn vị cung cấp

Phần mềm hóa đơn điện tử tốt trước hết phải đáp ứng được các tiêu chuẩn, nghiệp vụ Bộ Tài chính, Tổng cục Thuế yêu cầu, được các cơ quan này thẩm định và chứng nhận để đảm bảo tính hợp lệ và hợp pháp.

Bên cạnh các tính năng cơ bản như lập, xuất, điều chỉnh, xóa bỏ hóa đơn, khả năng tương thích, tích hợp với các phần mềm quản lý sẵn có của doanh nghiệp thành một hệ thống hợp nhất, giao diện thân thiện người dùng, dễ thao tác cũng rất quan trọng cho sự tiện ích trong quá trình sử dụng sau này.

Ngoài ra, hóa đơn có ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động sản xuất kinh doanh nên doanh nghiệp cần tìm hiểu kỹ càng và trao đổi trực tiếp với nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử về tính ổn định của phần mềm, khả năng lưu trữ, truy xuất dữ liệu, các tiêu chuẩn chất lượng và mức độ bảo mật.

3. Kinh nghiệm triển khai của nhà cung cấp hóa đơn điện tử

Hồ sơ năng lực hay kinh nghiệm triển khai có thể nói lên nhiều điều về nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử. Bởi vậy, đừng ngại ngần nếu doanh nghiệp bạn cần thêm thông tin từ phía đơn vị cung ứng để đánh giá chính xác. Có nhiều yếu tố doanh nghiệp nên cân nhắc như:

• Số lượng, quy mô, ngành nghề các khách hàng đã triển khai
• Quy mô các dự án tiêu biểu
• Các dự án tương đồng với mô hình doanh nghiệp bạn
• Khả năng đáp ứng nhu cầu đặc thù của doanh nghiệp

4. Khả năng đáp ứng các yêu cầu đặc thù của doanh nghiệp

Các doanh nghiệp thuộc ngành nghề, quy mô khác nhau thường sẽ có thêm một số yêu cầu riêng biệt để phù hợp với điều kiện thực tế của doanh nghiệp, ví dụ như: khả năng phân quyền theo cấu trúc doanh nghiệp, khả năng vận hành và truyền nhận dữ liệu giữa nhiều điểm xuất hóa đơn hay các tiêu chuẩn khác…

Đơn cử như tại các doanh nghiệp FDI, nhà cung cấp hóa đơn điện tử không chỉ cần đáp ứng yêu cầu bảo mật của công ty tại Việt Nam mà còn phải đáp ứng tiêu chuẩn của tập đoàn tại nước ngoài. Đây là thách thức không phải đơn vị nào cũng vượt qua được.

5. Chất lượng dịch vụ hỗ trợ của nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử

Một nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử tốt luôn xác định rõ ràng trách nhiệm với khách hàng của mình.

Đội ngũ chuyên viên tư vấn sẽ hỗ trợ cho doanh nghiệp các thông tin cần biết về hóa đơn điện tử, quy trình đăng ký phát hành hóa đơn, hồ sơ, thủ tục cần chuẩn bị hay giải đáp các vấn đề doanh nghiệp cần. Trong quá trình sử dụng, đội ngũ kỹ thuật và hỗ trợ khách hàng cũng sẽ sẵn sàng trợ giúp nếu doanh nghiệp có vướng mắc. Với các công ty có hoạt động sản xuất kinh doanh, cần thực hiện các nghiệp vụ về hóa đơn ngoài giờ hành chính, hãy lựa chọn những đơn vị có tổng đài hỗ trợ 24/07 để thuận tiện trong quá trình sử dụng.

Để được tư vấn hóa đơn điện tử B-invoice miễn phí, chi tiết cụ thể, Quý Khách có thể liên hệ

BAN KHÁCH HÀNG TỔ CHỨC VÀ DOANH NGHIỆP

Địa chỉ: 91 Trung Kính - Trung Hòa - Cầu Giấy - Hà Nội

Chi nhánh HCM: 205B Hoàng Hoa Thám - P6 - Quận Bình Thạnh - TP. HCM

Hotline: 0968154233 - Email: habt@bluesea.vn