5 rủi ro gặp phải và cách khắc phục khi sử dụng hóa đơn điện tử

Trong quá trình triển khai hóa đơn điện tử nhiều doanh nghiệp vẫn còn lo lắng về các rủi ro khi sử dụng. Sau đây là cách xử lý giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro khi sử dụng hóa đơn điện tử.

1. Hạn chế các rủi ro liên quan đến nhập sai thông tin trên hóa đơn

Mặc dù việc tạo lập hóa đơn điện tử diễn ra thuận tiện hơn, dễ dàng chỉnh sửa trước khi xuất hóa đơn. Tuy nhiên, vẫn còn nhiều lý do khiến kế toán, người bán hàng nhập sai thông tin trên hóa đơn điện tử. Các trường hợp này đã quy định kèm theo trong việc xử lý hóa đơn điện tử có sai sót trong nghị định 119/2018/NĐ-CP.

Thực tế, đây không hẳn là rủi ro lớn, tuy nhiên nhiều doanh nghiệp cảm thấy phiền hà vì phải chủ động thực hiện xử lý sai sót hay phải tự chủ và tự chịu trách nhiệm với thông tin hóa đơn được phát hành. Nhưng so với việc tự xử lý thì doanh nghiệp sẽ giảm bớt được sai sót thông tin hơn nhờ phần mềm hóa đơn điện tử có tích hợp sẵn thông tin hàng hóa hay thông tin khách hàng.

Hóa đơn điện tử và cách hạn chế rủi ro gặp phải khi sử dụng

2. Hạn chế rủi ro liên quan đến hệ thống

Hóa đơn điện tử phụ thuộc hoàn toàn vào công nghệ số, chính vì vậy việc khởi tạo và phát hành hóa đơn thuận tiện ngay trên máy tính hoặc các thiết bị công nghệ. Giúp doanh nghiệp hạn chế những sai sót trong quá trình lập hóa đơn, dễ dàng chỉnh sửa trong quá trình lập và đơn giản hóa thủ tục kê khai thuế. Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn được xuất ra nhanh chóng ngay trên phần mềm với thông tin chính xác. Định dạng hóa đơn dễ dàng mang lại sự khác biệt nhờ thông tin trên hóa đơn nhiều hơn, doanh nghiệp có thể tự thiết kế và mang hình ảnh đặc trưng vào trong đó.

Tuy nhiên, bên cạnh sự thuận tiện luôn đi đôi với những rủi ro có thể xảy ra. Hóa đơn điện tử chạy bằng phần mềm phải có chứng thư kĩ thuật số, hạ tầng ngành Viễn thông cũng như các điều kiện khác từ phía các doanh nghiệp và phải kết nối cơ quan Thuế và cơ quan liên quan thì mới có thể sử dụng. Như vậy, liên quan đến phần hệ thống cách xử lý hay nhất là doanh nghiệp nên có đội ngũ nhân viên thường trực để xử lý các vấn đề phát sinh. 

3. Xử lý vấn đề xuất trình hóa đơn khi có hàng hóa đi đường

Khi vận chuyển hàng hóa thông thường phải có hóa đơn để trình cơ quan chức năng kiểm tra trên đường. Doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử sẽ loay hoay không biết nên lấy hóa đơn nào để xuất trình. Chưa kể cả các chi phí xác nhận, photo các hóa đơn chứng từ khi đối tác yêu cầu hóa đơn giấy thường mất thời gian. Nếu như không xuất trình được hóa đơn thì sẽ không lưu thông được hàng hóa, chậm trễ tiến độ kinh doanh của doanh nghiệp.

Thế nhưng, theo điều 13 của thông tư 32/2011/TT-BTC đã quy định, khi kiểm tra hàng hóa lưu thông trên thị trường, cơ quan chức năng có thẩm quyền truy cập cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để tra cứu thông tin hóa đơn. Các cơ quan chức năng liên quan có trách nhiệm trang bị thiết bị để tra cứu thông tin hóa đơn, không yêu cầu cung cấp hóa đơn giấy. Như vậy, doanh nghiệp có thể yên tâm vì không phải xuất trình hóa đơn, chứng từ giấy như trước đây. Xét về cơ bản, khi doanh nghiệp sẽ không phải xuất trình hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa khi lưu thông trên thị trường nếu sử dụng hóa đơn điện tử. 

4. Rủi ro khi giao dịch thương mai thông qua hóa đơn điện tử.

Theo quy định trong Luật Giao dịch điện tử, để thực hiện giao dịch điện tử cần đảm bảo các điều kiện khắt khe và phức tạp để tăng tính bảo mật thông tin, rún ngắn quá trình kinh doanh. Thế nhưng vẫn nhiều doanh nghiệp lo lắng về khả năng bảo mật khi thực hiện thông qua phương tiện công nghệ. Ví dụ như việc gửi hóa đơn cho khách hàng thông qua Email hay SMS liệu có gửi trực tiếp tới khách hàng hay thông? 

Thực tế, hóa đơn điện tử nâng cao tính bảo hơn hơn hẳn so với hóa đơn giấy. So với việc chờ nhận hóa đơn thông qua bên vận chuyển thì khách hàng có thể nhận hóa đơn qua Email hoặc SMS. Từ đó giảm được tình trạng thất lạc hóa đơn hay thông tin hóa đơn bị lộ ra ngoài. Kế toán xử lý công nợ cũng được giảm nhẹ công việc nhờ khả năng truyền dẫn thông tin về việc gửi hóa đơn cho khách hàng hay khách hàng xác nhận thanh toán thông qua công nghệ số. Điều này không những giảm bớt thời gian xử lý nghiệp vụ mà còn nâng cao hơn tính bảo mật. 

5. Giảm thiểu rủi ro bằng cách lựa chọn nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử uy tín

Một mẹo hay cho doanh nghiệp nên phối hợp chặt chẽ với nhà cung cấp để xử lý các sự cố xảy ra với phần mềm hóa đơn điện tử. Cùng với đó là lựa chọn nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử uy tín, có chính sách chăm sóc khách hàng thường trực để hỗ trợ doanh nghiệp bất cứ lúc nào. 

BAN KHÁCH HÀNG TỔ CHỨC VÀ DOANH NGHIỆP

Địa chỉ: 91 Trung Kính - Trung Hòa - Cầu Giấy - Hà Nội

Chi nhánh HCM: 205B Hoàng Hoa Thám - P6 - Quận Bình Thạnh - TP. HCM

Hotline: 0968154233 - Email: habt@bluesea.vn