5 lý do ngân hàng nên chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử ngay

Hóa đơn điện tử là lựa chọn phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp trong đó có cả khối Ngân hàng. Ngoài việc hỗ trợ ngân hàng tạo lập, gửi và lưu trữ hóa đơn tiết kiệm, hóa đơn điện tử còn mang lại cho ngành ngân hàng giải pháp quản lý hiệu quả. Sau đây hóa đơn điện tử xin đưa ra 5 lý do khối ngân hàng nên triển khai hóa đơn điện tử ngay

Thuận tiện trong công tác tạo lập hóa đơn

Khác với hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử hỗ trợ ngân hàng tạo lập nhanh chóng ngay trên máy tính. Giảm thiểu tối đa tình trạng ghi sai số liệu, tên, thông tin khách hàng vì có nhập bằng máy và có thể kiểm tra kỹ trước khi xuất.

Đặc biệt, nhiều phần mềm hóa đơn điện tử do các nhà cung cấp phần mềm uy tín sẽ có tích hợp dữ liệu với cơ quan Thuế. Điều này đồng nghĩa với việc các khách hàng là doanh nghiệp có mã số thuế thì người lập hóa đơn chỉ cần nhập mã số thuế thì các thông tin khác sẽ tự động cập nhật cho khách hàng. 

Lượng khách hàng tại ngân hàng chiếm số lượng lớn khiến cho việc lập hóa đơn thủ công bằng tay dần bộ lộ yếu điểm của mình. Thời gian để lập hóa đơn bằng tay tốn kém thời gian và không tối ưu khả năng lao động của nhân viên.

Dịch vụ hóa đơn điện tử B-Invoice

Tiện lợi trong công tác lưu trữ

Từ lưu lượng xuất hóa đơn tại ngân hàng lớn phần nào ảnh hưởng không nhỏ đến việc lưu trữ và quản lý hóa đơn lưu trữ. Với lượng lớn hóa đơn cần xuất tương đương với lượng hóa đơn cần lưu trữ. Số lượng hóa đơn sẽ tăng dần theo năm và đòi hỏi ngân hàng phải có kho lưu trữ hợp lý để đảm bảo đúng thời hạn.

Tuy nhiên, những khó khăn này chỉ xảy ra khi ngân hàng tiếp tục sử dụng hóa đơn giấy. Còn với hóa đơn điện tử, việc lưu trữ thông qua hệ thống cơ sở dữ liệu tại ngân hàng. Việc tra cứu hóa đơn cũ bằng máy tính sẽ tiết kiệm thời gian cho nhân viên. Đặc biệt, hóa đơn điện tử không còn phải lo lắng về tình trạng của hóa đơn như: hư hỏng, rác nát hay có cháy nổ.

Nâng cao độ bảo mật thông tin

Giao dịch ngân hàng là loại dịch vụ mà nhiều khách hàng cũng như ngân hàng đề cao tính bảo mật. Ngoài ra, việc bảo mật thông tin hóa đơn cũng là một trong những yếu tố mà ngân hàng phải đảm bảo cho khách hàng. Tuy nhiên, với việc chuyển phát hóa đơn giấy phát sinh chi phí và không đảm bảo toàn vẹn thông tin.

Với hóa đơn điện tử, việc gửi hóa đơn tới tay khách hàng sẽ thông qua Email cá nhân hoặc tin nhắn SMS. Điều này giúp cho hóa đơn lập xong sẽ tới thẳng tay khách hàng mà không qua các bên chuyển phát hay lễ tân…

Gia tăng hiệu quả quản lý

Nhờ khả năng tích hợp với tất cả hệ thống quản lý tiến tiến hay các phần mềm kế toán giúp ngân hàng kiểm soát tốt hơn lượng hóa đơn và giao dịch trong ngày. Điều này giảm thiểu thời gian cho kế toán trong việc nhập thông tin và xử lý nhiều loại báo cáo. Như vậy, khi sử dụng hóa đơn điện tử, không những tối ưu năng suất làm việc của nhân viên mà còn giúp nhà quản lý dễ dàng theo dõi số liệu giao dịch tại ngân hàng.

Mang lại sự tiên lợi cho khách hàng

Với mong muốn làm hài lòng khách hàng thì khi sử dụng hóa đơn điện tử, ngân hàng sẽ tạo ra sự tiện lợi cho khách hàng từ đó thu hút khách hàng sử dụng dịch vụ tại ngân hàng đó. Toàn bộ các bước gửi, nhận hóa đơn thực hiện qua các kênh online như Website, Email, SMS mang lại sự thuận tiện cho khách hàng. Hơn cả, mỗi hóa đơn gửi đi kèm theo mã bảo mật tới Email hoặc số điện thoại tạo ra tâm lý yên tâm cho khách hàng khi sử dụng dịch vụ.

Ngoài ra, việc lưu trữ hóa đơn từ phía khách hàng cũng dễ dàng hơn, hoặc muốn xem lại hóa đơn cũng dễ dàng hơn. Bằng cách truy cập vào website tra cứu lại hóa đơn hay lưu trữ trong điện thoại máy tính cá nhân trở nên dễ dàng.

ĐĂNG KÝ NGAY ĐỂ ĐƯỢC TƯ VẤN MIỄN PHÍ