3 yếu tố tác động trực tiếp đến chi phí hóa đơn điện tử

Chi phí triển khai hóa đơn điện tử chính là một trong những mối quan tâm hàng đầu của các doanh nghiệp, tổ chức khi tìm hiểu để chuyển đổi sang hình thức hóa đơn mới này. 

Dưới đây là 3 yếu tố có tác động trực tiếp đến chi phí áp dụng hóa đơn điện tử tại các doanh nghiệp, tổ chức:

1. Yêu cầu tích hợp các phần mềm

Hóa đơn có quan hệ chặt chẽ với các giao dịch kinh doanh mua bán của doanh nghiệp, bởi vậy tích hợp truyền nhận dữ liệu giải pháp hóa đơn điện tử với phần mềm kế toán, phần mềm bán hàng hay cả những phần mềm quản lý đơn vị đang sử dụng là nhu cầu thực tế của doanh nghiệp. 

Tuy nhiên, ở những đơn vị nhỏ, mô hình đơn giản, số lượng hóa đơn và điểm xuất ít thì có thể chưa cần triển khai tính năng này để tiết kiệm chi phí, bởi một dự án hóa đơn điện tử có bao gồm phần tích hợp trong giải pháp chắc chắn sẽ có chi phí cao hơn so với gói dịch vụ thông thường. 

Còn đối với doanh nghiệp lớn, cần xử lý lượng dữ liệu lớn, có khả năng tài chính vững, khi so sánh giữa chi phí bỏ ra để thực hiện tích hợp hóa đơn điện tử và những tiện ích mà tính năng này mang lại, phần lớn đều lựa chọn triển khai tích hợp để đáp ứng mô hình sản xuất kinh doanh đa cấp, nhiều địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp. Chi phí tích hợp có thể thay đổi tùy theo độ phức tạp của dự án, thời gian và khối lượng việc cần xử lý, bởi vậy, nhà cung ứng thường sẽ đưa ra báo giá phần mềm hóa đơn điện tử riêng cho từng trường hợp, sau khi đã nắm được các thông tin cụ thể về yêu cầu của khách hàng. 

3 yếu tố tác động trực tiếp đến chi phí  hóa đơn điện tử

2. Gói dịch vụ hay giải pháp hóa đơn điện tử sử dụng

Hiện nay trên thị trường, các nhà cung cấp hóa đơn điện tử đưa ra nhiều gói dịch vụ để doanh nghiệp lựa chọn. Các gói dịch vụ này thường được phân biệt bởi số lượng hóa đơn hay số lượng máy cài đặt phần mềm hóa đơn điện tử. Với việc chọn gói theo số hóa đơn, doanh nghiệp không bị giới hạn thời gian sử dụng mà chỉ phải gia hạn hay mua thêm gói mới khi đã sử dụng hết số hóa đơn đã mua.

Nếu muốn sử dụng số lượng hóa đơn lớn hay cho nhiều điểm truy cập, doanh nghiệp sẽ cần đầu tư chi phí nhiều hơn so với những gói có dung lượng thấp, mô hình triển khai ít điểm xuất hóa đơn. 

Để được tư vấn gói dịch vụ phù hợp với đơn vị mình và nhận báo giá phần mềm hóa đơn điện tử chi tiết, doanh nghiệp, tổ chức nên liên hệ trực tiếp đến các tổ chức cung cấp hóa đơn điện tử và trao đổi cụ thể nhu cầu của đơn vị mình với nhà cung cấp. 

3. Các yêu cầu đặc thù về hệ thống hóa đơn điện tử

Với quy mô, lĩnh vực kinh doanh, mô hình hoạt động khác nhau, việc các doanh nghiệp có những yêu cầu khác nhau đối với hệ thống hóa đơn điện tử là điều dễ hiểu. Nếu phần mềm hóa đơn điện tử có sẵn chưa thể đáp ứng được nhu cầu thực tế của doanh nghiệp thì doanh nghiệp cần trao đổi với nhà cung cấp để thảo luận và tìm ra giải pháp hóa đơn điện tử tối ưu cả về các tính năng, chi phí và thời gian triển khai cho đơn vị mình.

Năng lực của nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử cũng sẽ có ảnh hưởng đến chi phí dự án. Lựa chọn được đơn vị cung cấp tốt để giúp quá trình chuyển đổi diễn ra thuận lợi, phần mềm sớm đi vào sử dụng đem lại lợi ích cho tổ chức cũng là một cách tiết kiệm chi phí triển khai.

Để được tư vấn hóa đơn điện tử miễn phí, chi tiết cụ thể, Quý Khách có thể để lại liên hệ