Một số quy định về Biên lai thu thuế, phí, lệ phí

Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ có hẳn 01 chương (chương III) với 11 điều (từ Điều 30 đến Điều 40) quy định về chứng từ, biên lai thuế, phí, lệ phí. Tuy nhiên,  Nghị định 123/2020/NĐ-CP tới ngày 01/7/2022 mới có hiệu lực thi hành. Do vậy, các quy định về biên lai hiện vẫn đang thực hiện theo Thông tư số 303/2016/TT-BTC hướng dẫn việc in, phát hành, quản lý và sử dụng các loại chứng từ thu tiền phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước.

Biên lai

Khoản 1, Điều 2, Thông tư số 303/2016/TT-BTC định nghĩa về biên lai như sau:

“Biên lai là chứng từ do tổ chức thu phí, lệ phí lập khi thu các khoản tiền phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật.”

Một số quy định về Biên lai thu thuế, phí, lệ phí

Loại biên lai

Theo Khoản 2, Điều 2, Thông tư số 303/2016/TT-BTC, biên lai có 2 loại chính:

Biên lai in sẵn mệnh giá: là loại biên lai mà trên mỗi tờ biên lai đã được in sẵn số tiền phí, lệ phí cho mỗi lần nộp tiền và được sử dụng để thu các loại phí, lệ phí mà mức thu được cố định cho từng lần (kể cả các hình thức tem, vé).

Biên lai không in sẵn mệnh giá: là loại biên lai mà trên đó số tiền thu được do tổ chức thu phí, lệ phí lập khi thu tiền phí, lệ phí.

Hình thức biên lai

Theo Khoản 3, Điều 2, Thông tư số 303/2016/TT-BTC, biên lai có 3 hình thức:

Biên lai đặt in là biên lai do tổ chức thu phí, lệ phí đặt in theo mẫu để sử dụng hoặc do cơ quan thuế đặt in để bán cho các tổ chức thu phí, lệ phí.

Biên lai tự in là biên lai do tổ chức thu phí, lệ phí tự in trên các thiết bị tin học, máy tính tiền hoặc các thiết bị khác khi cung ứng các dịch vụ công có thu phí, lệ phí.

Biên lai điện tử  là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về cung ứng dịch vụ công của tổ chức thu phí, lệ phí được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương pháp điện tử theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Nội dung của biên lai điện tử

Nội dung của biên lai điện tử bao gồm đầy đủ các mục như đối với các biên lai giấy, tuy nhiên nội dung của biên lai điện tử sẽ được thực hiện trực tiếp trên các thiết bị điện tử.

• Tên loại biên lai.
• Ký hiệu mẫu biên lai và ký hiệu biên lai
• Số thứ tự của biên lai là dãy số tự nhiên liên tiếp trong cùng một ký hiệu biên lai, gồm 7 chữ số. Với mỗi ký hiệu biên lai thì số thứ tự phải bắt đầu từ số 0000001
• Tên, mã số thuế của tổ chức thu phí, lệ phí.
• Tên loại phí, lệ phí và số tiền phí, lệ phí phải nộp.
• Ngày, tháng, năm lập biên lai.
• Họ tên, chữ ký (chữ ký số trên biên lai điện tử) của người thu tiền (trừ biên lai in sẵn mệnh giá).
• Tên, mã số thuế của tổ chức nhận in biên lai (đối với trường hợp đặt in).
• Biên lai được thể hiện là tiếng Việt.

Ký hiệu mẫu biên lai và ký hiệu biên lai

Ký hiệu mẫu biên lai là các thông tin thể hiện tên loại biên lai, số liên biên lai và số thứ tự mẫu trong một loại biên lai (một loại biên lai có thể có nhiều mẫu), gồm 10 ký tự. Với biên lai điện tử, dùng số 0  để chỉ số liên biên lai. Ví dụ : 02BLP0-001 là biên lai thu phí không có mệnh giá, không có liên (điện tử), mẫu thứ nhất.

Ký hiệu biên lai là dấu hiệu phân biệt biên lai bằng hệ thống các chữ cái tiếng Việt và 02 chữ số cuối của năm, gồm 8 ký tự. 01 ký tự đầu là mã tỉnh (chỉ có ở biên lai do Cục thuế đặt in), 02 ký tự tiếp theo là nhóm 2 chữ cái tiếng Việt. 01 ký tự tiếp là dấu gạch ngang “–“; 02 ký tự tiếp theo là năm in hoặc năm thông báo phát hành hoặc năm đăng ký sử dụng biên lai. 01 ký tự cuối cùng là hình thức biên lai: T (tự in), P (đặt in), E (điện tử).

Chú ý: Dùng dấu gạch ngang “-“ để phân cách các nhóm ký tự trong ký hiệu mẫu và ký hiệu biên lai (khác với hóa đơn là dùng dấu gạch chéo “/”).

Chuyển đổi biên lai điện tử sang biên lai giấy

Thông tư số 303/2016/TT-BTC không có quy định về việc chuyển đổi biên lai điện tử thành chứng từ giấy.

Từ ngày 01/7/2022, theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, người bán hoặc người mua có thể chuyển đổi biên lai điện tử sang chứng từ giấy, nhưng chứng từ chuyển đổi chỉ có giá trị để lưu giữ, theo dõi, không có hiệu lực trong giao dịch, thanh toán.

Thông báo phát hành biên lai

Trước khi sử dụng biên lai, phải thực hiện thủ tục Thông báo phát hành theo quy định tại Nghị định 51/2010/NĐ-CP và Thông tư 39/2014/TT-BTC (tương tự như thông báo phát hành hóa đơn).

Từ ngày 01/7/2022, tổ chức sử dụng biên lai điện tử phải đăng ký sử dụng với cơ quan thuế (theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP), không phải thực hiện thông báo phát hành biên lai.

Báo cáo tình hình sử dụng biên lai

Báo cáo tình hình sử dụng biên lai tự in, đặt in được thực hiện hàng quý, chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng đầu tiên tiếp sau quý sử dụng biên lai.

Tổ chức sử dụng biên lai điện tử không phải thực hiện báo cáo tình hình sử dụng biên lai điện tử do đã kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế./.